Con los expedientes digitales de personal, los empleados pueden acceder a sus propios documentos, en cualquier momento y desde cualquier lugar, y presentar todas sus solicitudes en línea. ¿Ha incorporado ya este plus de productividad a su empresa? Aquí tiene 7 ideas para aportar rapidez y transparencia a su gestión de RRHH.
Un sistema de gestión documental es ideal para administrar archivos digitales de personal. Basta con añadir un archivador de RR.HH. a DocuWare para gestionar contenidos como solicitudes, nóminas, revisiones anuales y peticiones de vacaciones de forma mucho más eficaz. También puede automatizar procesos manuales y tareas que consumen mucho tiempo. He aquí algunos ejemplos:
1. Mantener los datos de personal actualizados
Los expedientes digitales ofrecen un acceso flexible y una excelente visión de conjunto de los datos y documentos de los empleados. Se almacenan bajo cada número de personal respectivo y se indexan utilizando valores como el nombre, el tipo de documento, el asunto y la fecha. Los derechos de acceso se utilizan para controlar quién puede ver o editar qué información. Si es necesario modificar datos personales sensibles como la dirección, los datos bancarios o el seguro médico, los empleados pueden hacerlo por sí mismos a través de un formulario especial en línea y RRHH se limita a confirmar los cambios.
2. Distribuir los recibos de salarios
¿Imprime los recibos de nómina y luego tiene que doblarlos, meterlos en sobres e incluso echarlos al correo? Diga adiós a este devorador de tiempo y dinero: ¡cámbiese a un flujo de trabajo digital! Puede seguir creando sus recibos de nómina con cualquier programa de nóminas. DocuWare los almacena en un archivador de personal digital, sin ningún trabajo por su parte. Los empleados reciben una notificación automática y pueden acceder inmediatamente a su recibo de nómina a través de un enlace protegido por contraseña. Esto también funciona si gestiona su nómina externamente.
3. Organizar ofertas de empleo
¿Quiere cubrir las vacantes lo antes posible? Un proceso estructurado que integre RRHH con los departamentos especializados y distribuya las tareas es de gran ayuda. Por ejemplo, los directivos pueden enviar los requisitos para un nuevo puesto de trabajo a RR.HH. mediante un formulario en línea, de modo que el nuevo puesto pueda añadirse rápidamente a una página de empleo en línea. Los solicitantes también utilizan un formulario, que a su vez controla sin problemas todos los aspectos de la gestión de su solicitud.
4. Contratar nuevos miembros del equipo
También puede coordinar las citas para entrevistas y otros procesos internos con flujos de trabajo digitales, lo que simplifica los rechazos y prepara de forma óptima las conclusiones de los contratos. Los seguimientos proporcionan respuestas rápidas y evitan que se retrasen decisiones importantes en materia de personal. Al fin y al cabo, la gestión digital de candidaturas es mucho más que respuestas automatizadas por correo electrónico.
5. Coordinar las tareas de incorporación
Controle digitalmente las tareas de incorporación para que todo, desde los escritorios hasta las cuentas de correo electrónico, esté listo para los nuevos miembros del equipo. Todo lo que hay que hacer y pedir se define rápidamente con unos pocos clics en un formulario en línea y se distribuye a TI y a compras mediante flujos de trabajo digitales. De este modo, también se agilizan las tareas administrativas relacionadas con el cambio de departamento o la incorporación de nuevos empleados.
6. Gestión de ausencias
Ya se trate de vacaciones, enfermedad o baja parental, los empleados pueden registrar cómodamente las ausencias mediante una solicitud en línea. Los gestores y RRHH las aprueban con sólo unos clics. De este modo, todos los miembros del equipo pueden estar al tanto de todo, se les notifica automáticamente las ausencias y pueden planificar citas y proyectos en consecuencia.
7. Garantizar el cumplimiento de la normativa
RRHH es un área muy sensible: la protección de datos es una prioridad absoluta. Esta difícil tarea puede facilitarse mucho más restringiendo el acceso a los documentos mediante el uso de perfiles de autorización o eliminando automáticamente los documentos de los empleados una vez finalizado su periodo de conservación. También puede utilizar procesos digitales para garantizar que todos los miembros del equipo sean conscientes de forma demostrable de los objetivos de cumplimiento de su empresa: Por ejemplo, un sencillo flujo de trabajo garantiza que las instrucciones de trabajo y los procedimientos importantes lleguen de forma segura, se confirmen y sigan siendo transparentes en todo momento.
Conclusión: Más tiempo para tareas de valor añadido
Digitalice sus expedientes de personal para que su empresa pueda beneficiarse de procesos de RR.HH. estratégicos y orientados al futuro. Con DocuWare, puede poner en marcha procesos más rápidos que se adapten a sus prioridades y requisitos empresariales.