Los expedientes digitales de personal proporcionan un acceso rápido a los documentos de RRHH. DocuWare ofrece diferentes opciones de búsqueda: intuitiva por carpetas, flexible por palabras clave o automática por listas guardadas.
Carpetas para expedientes de empleados
En el área de carpetas de DocuWare puede configurar los expedientes de personal del mismo modo que cuando trabaja con expedientes en papel o con la estructura jerárquica de un sistema de archivos.
Al abrir las carpetas, puede navegar fácilmente hasta el documento adecuado: por ejemplo, utilice el nombre de un empleado en el nivel superior, desplácese hacia abajo hasta las subcarpetas de los distintos tipos de documentos de RR.HH. y encuentre rápidamente el recibo de nómina o la revisión del rendimiento que esté buscando.
Las estructuras de carpetas en DocuWare pueden crearse de forma rápida y flexible. El número de niveles y la secuencia que defina para acceder a sus archivos de personal pueden personalizarse por completo.
Y a diferencia de las carpetas físicas, también puede trabajar con varias estructuras al mismo tiempo, sin tener que archivar los documentos dos veces. Otro enfoque, por ejemplo, podría ser establecer el tipo de documento en el nivel superior, luego el año y después el nombre del empleado. Dependiendo del escenario de aplicación, esto hace que el acceso a los documentos de personal sea especialmente intuitivo.
Ejemplo de búsqueda intuitiva por carpetas: todos los tipos de documentos del expediente personal de Tom Winter
Búsqueda por palabras clave
Sin tener que hacer clic en las carpetas, puede encontrar los expedientes de personal que necesita con la ayuda de una búsqueda flexible en el archivador de RR.HH.: introduzca palabras clave o seleccione de listas desplegables, utilice marcadores de posición y enlaces lógicos, o busque en el contenido del documento, así como en los datos del índice para una búsqueda de texto completo. Si su búsqueda le ofrece más de un documento, puede ordenar o limitar rápidamente los múltiples resultados.
Ejemplo de búsqueda flexible por palabra clave: todos los documentos del empleado Tom Winter del año pasado.
Resultado de la búsqueda: todos los documentos de Tom Winter en una sola vista, ordenados por fecha
Listas guardadas
Un recurso muy práctico es guardar en forma de lista los resultados de búsqueda a los que necesite acceder con frecuencia. En nuestro ejemplo siguiente, se muestran los informes mensuales de Recursos Humanos del año en curso. La ventaja de esto es que una lista guardada se actualiza automáticamente en cuanto se almacena un nuevo documento que corresponde a la búsqueda de referencia.
Lista guardada: Todos los informes de RRHH de este año están disponibles para un acceso rápido. Una vez que sale el informe de RRHH, se añade automáticamente a la lista.
Para guardar los resultados de búsqueda como una lista, necesitará una licencia de Task Manager para DocuWare On-Premises. Esta licencia ya está incluida en DocuWare Cloud.
Con DocuWare Task Manager, también puede configurar listas de tareas pendientes como recordatorios para procesar documentos que vencen.
Por cierto, con el Administrador de tareas de DocuWare, también puede configurar cómodas listas de reenvío para recordar y procesar documentos pendientes.