Flujo de trabajo de RRHH: Validaciones con un simple sello

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Imprimir mensajes, distribuirlos para ser firmados, recogerlos de nuevo y escanearlos/archivarlos equivale a mucho trabajo. Si controlas el flujo de información digitalmente, confirmar la recepción de toda esta documentación puede hacerse con un simple sello.

En cuanto se requieren firmas y recibos de los empleados, para garantizar que se han recibido comunicaciones corporativas importantes o nuevos acuerdos, suele aparecer el papel. Los departamentos de RRHH invierten mucho tiempo en gestionar el flujo de este papeleo. Esto no es necesario con la ayuda de DocuWare. Un sencillo flujo de trabajo digital garantiza que la información importante llegue de forma segura.

 

Notificación Automática

Por ejemplo: recientemente ha actualizado las políticas y el manual de sus empleados. Coloque el nuevo PDF en un archivo digital de personal y enlace este archivo con una notificación automática por correo electrónico. Los empleados pueden revisar el documento directamente desde el correo en el navegador y sellarlo con "recibido y confirmado".

As soon as new information is placed in a personnel file, the employee automatically receives a message prompting them to acknowledge receipt

En cuanto se introduce nueva información en un expediente personal, el empleado recibe automáticamente un mensaje en el que se le pide que acuse recibo.

 

Firma electrónica sencilla

En general, un sello de firma que indique el nombre del empleado (ID de usuario de DocuWare), la fecha y la hora en el documento será suficiente como confirmación de recepción para mensajes de RR.HH. y acuerdos generales.

Este tipo de sellos pueden crearse en pocos pasos en al administrador de DocuWare y asignarse a empleados individuales. Tiene sentido crear un cambio de estado automático con el sello, por ejemplo " confirmado" o "aprobado".

An employee opens the link and then confirms receiving the information with a stamp

Un empleado abre el enlace y confirma la recepción de la información con un sello  

 

Lista de control rápido

¿Quién ha leído la información y a quién hay que recordárselo? Guarde como búsqueda todos los documentos de los que haya acuse de recibo en una lista y tendrá una visión completa. O, mejor aún, guarde la búsqueda de acuses de recibo pendientes, y los que acusen recibo irán desapareciendo progresiva y automáticamente. Una vez que la lista esté vacía, puede volver a borrar la lista guardada. ¡Todo está hecho y contabilizado!

List of all those employees, for which the status has not yet changed to "acknowledged"

Lista de todos los empleados cuyo estatus aún no ha cambiado a "confirmado".

 

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