Kunden-Zugriff aufs digitale Archiv
In einem ersten Projektschritt führte der DocuWare-Partner die Konvertierung der vorhandenen Archivdatensätze durch. Danach liefen Kanzleilösung und DMS zunächst als voneinander unabhängigen Applikationen. Im zweiten Projektschritt wurden schließlich zentrale Funktionalitäten des digitalen Archivs komplett in die ADDISON-Oberfläche integriert, um einen direkten Dokumentenzugriff ohne Programmwechsel zu ermöglichen. Heute findet der Datenaustausch zwischen beiden Lösungen vollautomatisiert über standardisierte Schnittstellen statt. So übergibt ADDSION sowohl Listen als auch Dokumente mit sämtlichen Indexkriterien an DocuWare und auch Recherchen lassen sich direkt aus ADDISON starten. Viele Aufgaben werden somit gleich in digitaler Form bearbeitet. Bei einer Steuerbescheid-Prüfung etwa werden die vom Mandanten oder Finanzamt kommenden Bescheide direkt im Posteingang mit Scannern oder Multifunktionsgeräten digitalisiert, indexiert und in das ADDISON-Postbuch eingetragen. Anschließend kann die Sachbearbeitung den Bescheid in der Kanzlei-Software prüfen und das Antwortschreiben erstellen, welches automatisiert im digitalen Archiv abgelegt wird. Im letzten Schritt übermittelt das für den Postausgang verantwortliche Sekretariat die Ergebnisse der Prüfung samt Originalbescheiden an den Mandanten. Mandantenspezifische Dokumente wie beispielsweise Rechnungsbelege werden dabei nicht nur in der Kanzlei digitalisiert. Zusätzlich besteht für Mandanten die Möglichkeit der mobilen Vorort-Erfassung. Dazu wird mit einem speziellen Verschlüsselungsverfahren eine gesicherte Datenverbindung zum Kanzlei-Archiv hergestellt. Der Mandant kann anschließend die digitale Beleg-Erfassung mit eigenen Scannern vor Ort durchführen. Auf ähnliche Weise können Mandanten auch per Fernzugriff eigene Belege aus dem zentralen Dokumenten-Pool der Kanzlei abrufen.
Hohe Investitionssicherheit
Dank vollintegriertem DMS sind Geschäftsprozesse heute nicht nur transparenter, sondern vor allem auch deutlich schneller geworden. Papierunterlagen, elektronisch erstellten Dokumente und E-Mails gelangen automatisiert in den zentralen Dokumenten-Pool, so dass alle zu einem Vorgang gehörigen Unterlagen den Berechtigten auf Knopfdruck am Bildschirm bereitstehen. Bereits nach vier Jahren beinhaltete das elektronische Archiv knapp 400.000 Dokumente mit mehr als einer Million Seiten, jährlich kommen etwa 60.000 neue Dokumente hinzu. Auch für zukünftige Entwicklungen sieht man sich aufgrund der hohen Flexibilität der DMS-Lösung bestens gerüstet, beispielsweise beim Datenfernzugriff über mobile Kommunikationsgeräte.
