Referenz: Dienstleistung

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Die opta data Gruppe entlastet Dienstleister im Gesundheitswesen mit innovativen Lösungen für Bürokratie- und Verwaltungsaufgaben. In der Finanzbuchhaltung sorgt ein Dokumentenmanagement-System für Transparenz und schnelle Rechnungsprüfung.

Die opta data Gruppe unterstützt Betriebe der Gesundheitsbranche wie Pflegedienste, Rehabilitationseinrichtungen oder Heilmittelerbringer und -anbieter, ihre Leistungen gegenüber gesetzlichen Kostenträgern und Selbstzahlern schnell und effizient abzurechnen. Die Essener Unternehmensgruppe beschäftigt mehr als 1.800 Mitarbeiter in 17 Organisationen. Innovative Lösungen sind auch in der eigenen Verwaltung gefragt – beim Dokumenten-Management setzt man auf DocuWare.

Erster Anwendungsbereich für die Lösung war die zentrale Finanzbuchhaltung der Unternehmensgruppe. Über 3.500 Eingangsrechnungen, überwiegend papierbasiert, erhält opta data monatlich. Früher erfasste man diese in Excel und schickte sie zur Freigabe an die verantwortlichen Abteilungen und Standorte – auch nach Österreich. Wegen eines mehrstufigen Genehmigungsverfahrens sowie einer grundsätzlichen Rechnungsaufteilung in Split-Beträge mit Zuordnung der Kostenstellen waren die Bearbeitungszeiten entsprechend lang. Zusätzlich fehlte der Buchhaltung während der Freigabe jegliche Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Entsprechend groß war der Suchaufwand bei Rückfragen. Ein zentraler Dokumenten-Pool sollte daher nicht nur die Bearbeitungs- und Recherchezeiten reduzieren, auch wollte man den Freigabeprozess insgesamt transparenter gestalten. Bei der Entscheidung für DocuWare waren vor allem zwei Argumente ausschlaggebend: Zum einen war eine standardisierte Integration in das kaufmännische System Addison problemlos möglich. Zum anderen begrüßte man die extrem einfache und moderne Bedienoberfläche.

Land:
Deutschland
Branche:
Dienstleistung
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Verwaltung |Unternehmensübergreifend |Einkauf / Beschaffung
Deployment:
On-Premises
Integration:
Addison

Durch den DocuWare-Einsatz und die Integration in unsere Finanzbuchhaltung konnten wir unseren Eingangsrechnungsprozess deutlich verschlanken. Wir haben mittlerweile eine Reihe weiterer Einsatzbereiche entdeckt, welche von der Lösung zweifelsohne ebenfalls profitieren können. Am Ende sollen möglichst viele Abteilungen mit dem DMS arbeiten.

Benedikt Steffen
Kaufmännischer Leiter, opta data Gruppe, Essen

Ein- und Ausgangsrechnungen komplett digital

Ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen, wurde die Lösung in der Finanzbuchhaltung installiert, für bestimmte Arbeitsplätze wurden zweite Bildschirme angeschafft. Zuvor dokumentierte der DocuWare-Partner die Abläufe in einem Lösungsworkshop und entwickelte einen individuellen Split-Buchungsdialog. Insgesamt 140 Anwender greifen mittlerweile von in- und extern auf das System zu, über Web Client, mobile DocuWare Apps oder direkt aus Addison heraus. Sämtliche Eingangsrechnungen werden heute gescannt und automatisch verschlagwortet. Im anschließenden Prüfprozess greift die Buchhaltung über Aufgabenlisten auf die Belege zu und splittet die Beträge auf verschiedene Kostenstellen. Weitere Mitarbeiter aus Einkauf und Buchhaltung genehmigen nach dem Vier-Augen-Prinzip die Kostenstelle mit einem digitalen Stempel. Darauf leitet das System die Belege an die Kostenstellen weiter und benachrichtigt die Verantwortlichen per E-Mail. Anhand des angehängten Split-Buchungsdialogs werden Ausgaben geprüft und entsprechende Teilbeträge zur Bezahlung freigegeben. Zusätzlich archiviert man mittlerweile auch Ausgangsrechnungen komplett digital. Diese werden direkt in das elektronische Archiv gedruckt, ein zusätzlicher Papierausdruck mit automatischer Auswahl des Briefpapiers erfolgt lediglich zum Zwecke der Weiterleitung an den Kunden. Die digitalen Kopien hingegen indexiert und kontiert DocuWare automatisch. Dadurch wird eine bis zu 100-prozentige Vorbelegung des Buchungsdialogs inklusive Konten und Kostenstellen erreicht. Statt einer aufwändigen manuellen Kontierung findet lediglich eine kurze Prüfung der vorbelegten Werte statt.

Digitale Freigabestempel beschleunigen Genehmigungsverfahren

DocuWare zahlt sich somit vor allem durch wesentlich geringere Bearbeitungszeiten aus. Rechnungen müssen nicht wie früher zweimal kontiert werden, das mühsame Abtippen in Addison entfällt. Die meisten Vorteile ergeben sich jedoch beim modernen Prüfprozess für Eingangsrechnungen. Die in den Workflow eingebundenen Führungskräfte und Kostenstellenverantwortlichen können jetzt jederzeit und von jedem Standort aus auf Belege zugreifen. Selbst Rechnungen, für die eine Vielzahl von Genehmigungen notwendig ist, werden so innerhalb kürzester Fristen freigegeben und bezahlt. Neben der Schnelligkeit sorgt das System gleichzeitig für größere Transparenz. Denn dank der Freigabestempel hat die Buchhaltung sofort den Überblick, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung gerade befindet.

Durch die Möglichkeit, Genehmigungen auch von unterwegs per iPhone zu erteilen, ist unser Freigabeprozess unabhängig vom Aufenthaltsort der Kostenstellenverantwortlichen. Rechnungen bleiben so nicht lange liegen, wenn eine Geschäftsreise ansteht.“

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