Ein- und Ausgangsrechnungen komplett digital
Ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen, wurde die Lösung in der Finanzbuchhaltung installiert, für bestimmte Arbeitsplätze wurden zweite Bildschirme angeschafft. Zuvor dokumentierte der DocuWare-Partner die Abläufe in einem Lösungsworkshop und entwickelte einen individuellen Split-Buchungsdialog. Insgesamt 140 Anwender greifen mittlerweile von in- und extern auf das System zu, über Web Client, mobile DocuWare Apps oder direkt aus Addison heraus. Sämtliche Eingangsrechnungen werden heute gescannt und automatisch verschlagwortet. Im anschließenden Prüfprozess greift die Buchhaltung über Aufgabenlisten auf die Belege zu und splittet die Beträge auf verschiedene Kostenstellen. Weitere Mitarbeiter aus Einkauf und Buchhaltung genehmigen nach dem Vier-Augen-Prinzip die Kostenstelle mit einem digitalen Stempel. Darauf leitet das System die Belege an die Kostenstellen weiter und benachrichtigt die Verantwortlichen per E-Mail. Anhand des angehängten Split-Buchungsdialogs werden Ausgaben geprüft und entsprechende Teilbeträge zur Bezahlung freigegeben. Zusätzlich archiviert man mittlerweile auch Ausgangsrechnungen komplett digital. Diese werden direkt in das elektronische Archiv gedruckt, ein zusätzlicher Papierausdruck mit automatischer Auswahl des Briefpapiers erfolgt lediglich zum Zwecke der Weiterleitung an den Kunden. Die digitalen Kopien hingegen indexiert und kontiert DocuWare automatisch. Dadurch wird eine bis zu 100-prozentige Vorbelegung des Buchungsdialogs inklusive Konten und Kostenstellen erreicht. Statt einer aufwändigen manuellen Kontierung findet lediglich eine kurze Prüfung der vorbelegten Werte statt.
Digitale Freigabestempel beschleunigen Genehmigungsverfahren
DocuWare zahlt sich somit vor allem durch wesentlich geringere Bearbeitungszeiten aus. Rechnungen müssen nicht wie früher zweimal kontiert werden, das mühsame Abtippen in Addison entfällt. Die meisten Vorteile ergeben sich jedoch beim modernen Prüfprozess für Eingangsrechnungen. Die in den Workflow eingebundenen Führungskräfte und Kostenstellenverantwortlichen können jetzt jederzeit und von jedem Standort aus auf Belege zugreifen. Selbst Rechnungen, für die eine Vielzahl von Genehmigungen notwendig ist, werden so innerhalb kürzester Fristen freigegeben und bezahlt. Neben der Schnelligkeit sorgt das System gleichzeitig für größere Transparenz. Denn dank der Freigabestempel hat die Buchhaltung sofort den Überblick, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung gerade befindet.
