DocuWare ist über eine Schnittstelle direkt an das ERP-System des Autoteilehändlers angebunden. Alle dort erstellten kaufmännischen Belege werden übernommen, automatisch indexiert und revisionssicher archiviert. Kontierungs- und Rechnungsinformationen werden zur Weiterverarbeitung in die Finanzbuchhaltung übertragen. Alle berechtigten Mitarbeiter können so von ihrer gewohnten Arbeitsumgebung aus auf die Belege im zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.

Für eine schnelle und zuverlässige Prüfung sämtlicher Eingangsrechnungen wurde außerdem ein vorkonfigurierter Workflow implementiert. 90 Prozent der jährlich rund 28.000 Rechnungen treffen bereits in elektronischer Form im Unternehmen ein. Diese werden dabei sofort automatisch vom Microsoft Exchange Server abgeholt, indexiert und in DocuWare revisionssicher abgelegt. Papierrechnungen werden gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und ebenfalls archiviert. Damit beginnt der Workflow. Die Rechnungen werden in der Finanzbuchhaltung kontiert und erscheinen anschließend in der Aufgabenliste des Fach- oder Kostenstellenverantwortlichen, der diese freigibt. Vorteilhaft ist, dass die Prüfung zeitnah erfolgt und keine Rechnung mehr verloren geht. Da Dino Konrad als Geschäftsführer häufig unterwegs ist, gefällt ihm besonders, dass er die Dokumente nicht nur am PC, sondern auch per iPad oder Smartphone zur Bearbeitung aufrufen und freigeben kann. Neben der einfachen Archivierung der kaufmännischen Belege schätzt Dino Konrad vor allem den schnellen Zugriff auf die Dokumente. Dank der Volltextsuche genügen ein paar Klicks, um beispielsweise den aktuellen Preis für Kältemittel in den Rechnungen zu recherchieren. Diese Funktion nutzen die Mitarbeiter sehr häufig, überhaupt kommen sie mit den Arbeitsabläufen mittlerweile sehr gut zurecht. Das Dokumentenmanagement-System habe aber für sein Unternehmen noch einige weitere, bisher ungenutzte Vorteile zu bieten, betont der Geschäftsführer. Den DocuWare-Einsatz plant Dino Konrad deshalb in Zukunft Schritt für Schritt auszubauen.