Um Freigaben zu beschleunigen, die Transparenz zu erhöhen und gesetzliche Vorgaben besser einzuhalten, entschied sich die Einkaufsleitung für die Digitalisierung aller Beschaffungsprozesse mit DocuWare Cloud. Ausschlaggebend waren die intuitive Bedienung, die leistungsstarken Workflow-Funktionen und die reibungslose Integration in andere Softwarelösungen. Unterstützt wurde JMAS durch einen lokalen DocuWare Partner, der die Implementierung passgenau umsetzte.
Durchgängiger digitaler Workflow
Heute wickelt DocuWare den gesamten Beschaffungsprozess vollständig digital ab. Neue Bedarfsanfragen werden automatisch erfasst, entsprechende Akten angelegt und eingehende Lieferantenangebote sofort zugeordnet. Nach Abschluss der Vergleichsanalyse erhält die Einkaufsleitung eine Benachrichtigung, prüft die Unterlagen am Bildschirm und gibt die Lieferantenauswahl per digitalem Stempel frei. Bestellungen werden elektronisch erstellt, gemeinsam mit allen Anhängen archiviert und anschließend innerhalb des DocuWare Workflows von den zuständigen Instanzen signiert. Dank der Anbindung an den Signaturdienst VidSigner entstehen rechtssichere digitale Bestelldokumente, die ohne physische Abholung direkt an die Lieferanten gesendet werden. Gleichzeitig erhalten die Fachabteilungen automatisch Kopien der Bestellungen, wodurch Rückfragen erheblich reduziert werden. Aktuell arbeiten 13 Mitarbeitende aus dem Einkauf aktiv mit DocuWare Cloud, zusätzlich nutzen die Abteilungen Logistik, Finanzen und Buchhaltung die Lösung.
Spürbar schneller und effizienter
Mit DocuWare konnte JMAS den Beschaffungsprozess trotz strenger gesetzlicher Vorgaben und mehrstufiger Freigaben erheblich beschleunigen. Während früher oft mehrere Wochen vergingen, bis eine Bestellung beim Lieferanten vorlag, werden die Unterlagen heute in der Regel innerhalb von ein bis zwei Tagen übermittelt – in dringenden Fällen sogar noch am selben Tag. Auch andere Bereiche profitieren von der Digitalisierung: Im Lager lassen sich Materialeingänge ohne Lieferschein leichter prüfen, in der Buchhaltung erfolgt der Abgleich von Rechnungen mit den Bestelldaten deutlich schneller und zudem wird die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung über zehn Jahre automatisch gewährleistet. Die hohe Automatisierung spart Zeit, erhöht die Transparenz und entlastet die Mitarbeitenden bei der aufwendigen Ablage und Dokumentensuche. Über die vom DocuWare Partner integrierte Analyseplattform Qlik lässt sich der Nutzen zudem präzise messen. Wiederkehrende Audits, die früher bis zu zwei Wochen beanspruchten, dauern heute oftmals weniger als zwei Stunden.
