So sind die internen Bürokräfte, die alle über einen DocuWare Zugang verfügen, dank des elektronischen Archivs sofort auskunftsfähig, wenn es etwa um Fragen einer externen Mitarbeiterin oder eines externen Mitarbeiters zu einer Lohnabrechnung oder um den Bearbeitungsstatus eines Urlaubsantrags geht. Wenn beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden die Personalakte auf Vollständigkeit geprüft werden muss – was früher Stunden dauern konnte – ist diese Arbeit heute in weniger als 30 Minuten erledigt. Man sieht in der elektronischen Personalakte sofort, ob etwa bei Krankmeldungen auch entsprechend Krankengeld gezahlt wurde. Diese Daten müssen bei einer Prüfung durch die Agentur für Arbeit in konsistenter Form vorliegen. Acht Monate nach Einführung des Systems sind bereits über 1000 Personalakten revisionssicher archiviert.
DMS bereits im ersten Monat rentabel
DocuWare wurde mit der bei HR Teamwork eingesetzten Software Zvoove, einer Branchenlösung für Personaldienstleister, integriert, so dass die damit erstellten Personalabrechnungen automatisch ans elektronische Archiv übergeben werden. Dadurch spart sich das Unternehmen zwei volle Arbeitstage, die vorher für das Ablegen der monatlichen Abrechnungen in den Personalunterlagen aufgewendet wurden. Allein aufgrund dieser Einsparung habe sich der DMS-Einsatz bereits im ersten Monat mehr als ausgezahlt. Durch die Software habe man „Ersparnis ohne Ende“, sagt Ozan Pektas. Die Suchzeiten seien dramatisch gesunken, da man vollkommen intuitiv sekundenschnell an die Informationen komme, die gerade benötigt werden. Dadurch werde nicht nur Zeit eingespart, auch das Serviceniveau gegenüber den Kunden und den eingesetzten Arbeitskräften sei deutlich gestiegen. DocuWare ist unverzichtbarer Bestandteil der täglichen Arbeit geworden.
