Bei einer Informationsveranstaltung wurde Iwan Thür auf das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare aufmerksam gemacht. Das schlüssige Workflow-Konzept und die problemlose Integration in das vorhandene ERP-System MyFactory waren schließlich ausschlaggebend, sich für diese Software zu entscheiden. „Der autorisierte DocuWare-Partner hat einen guten Job gemacht“, fasst Iwan Thür zusammen. Da das Unternehmen die gesamte EDV und auch das ERP-System aus der Cloud bezieht, sei es nur logisch gewesen, auch beim DMS die Cloud-basierte Lösung zu wählen, so Thür. Das günstige Preis-Leistungs-Verhältnis war für das mit 27 Mitarbeitern kleine mittelständische Unternehmen ein weiteres Argument.

Seit Jahresbeginn 2020 ist DocuWare bei der GFT Fassaden AG im Einsatz. Die Umsetzung verlief Geschäftsführer Thür zufolge rasant. Besonders nützlich erwies sich gleich anfangs der Workflow zur Rechnungsprüfung. Dafür werden alle eingehenden Rechnungen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert, 95 Prozent kommen bereits elektronisch, die restlichen werden gescannt, verschlagwortet und archiviert. Der zuständige Sachbearbeiter prüft die Rechnung, dann wird sie je nach Betrag an den Vorgesetzten weitergeleitet oder gleich zum Geschäftsführer, der sie abschließend freigibt. Auch während der Coronakrise konnten die Mitarbeiter vom Homeoffice aus ihre Freigaben erteilen. Die Rechnungen konnten so pünktlich bezahlt werden.

In einem weiteren Workflow werden Gutschriften und Zahlungen an Kunden erst von den Sachbearbeitern und dann von der Geschäftsführung kontrolliert und freigegeben, bevor sie die Buchhaltung verschickt. Auch die Personalabteilung ist in den DocuWare-Einsatz eingebunden. Hier sorgt ein Workflow für die zügige Abrechnung von Spesen. Gerade neu eingerichtet wurde die Verwaltung des Fahrzeugparks mit dem DMS. „Damit habe ich jetzt einen genauen Überblick, was mit den einzelnen Fahrzeugen passiert und wann ich in neue investieren muss“, sagt Thür.

Dass diese Arbeitsabläufe nun einheitlich geregelt sind und damit genau vorgegeben ist, wer was wann zu erledigen hat, bringt dem Unternehmen viele Vorteile, betont der Geschäftsführer: „Wir arbeiten jetzt viel schneller und effizienter, wenn wir nach Unterlagen suchen oder Freigaben machen müssen.“ Sollte ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen, könne man jetzt schnell reagieren. Bei Freigaben kommt es deshalb kaum noch zu Verzögerungen, auch weil die Mitarbeiter dank der DocuWare App von überall und selbst unterwegs auf die Dokumente zugreifen können.

Iwan Thür schätzt besonders, dass das DMS so vielfältige Möglichkeiten bietet und sich den eigenen Wünschen flexibel anpassen lässt: „Jetzt, wo wir das System kennen, wollen wir noch viele weitere Arbeitsabläufe automatisieren.“ Ein großes Anliegen ist ihm beispielsweise der Einsatz im zentralen Bestellwesen. Von der Preisanfrage bis zur Bestellung soll hier künftig ein Workflow verhindern, dass fehlerhafte Aufträge rausgehen, die hohe Unkosten verursachen könnten.