FinFerries betreibt über 50 staatliche Fährverbindungen – auch in abgelegenen Regionen. Rund 400 Mitarbeitende sorgen für den sicheren Transport von jährlich 4 Millionen Fahrzeugen und 10 Millionen Passagieren. Im Personalwesen laufen Prozesse heute deutlich effizienter: Arbeitsverträge werden komplett digital erstellt und unterschrieben.

Früher war die Dokumentenverarbeitung bei kurzfristigen Anstellungen zeitaufwendig und fehleranfällig. Viele Bootsführer arbeiten auf abgelegenen Fährverbindungen im Schichtbetrieb und bleiben mehrere Tage an Bord. Fällt jemand krankheitsbedingt aus, muss umgehend Ersatz gefunden werden. In solchen Fällen greift FinFerries auf einen Pool von Aushilfskräften zurück. Dann zählt jede Minute: Innerhalb weniger Stunden muss ein beidseitig unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegen, und der Neuzugang in internen IT-Systemen wie Zeiterfassung und Lohnabrechnung erfasst sein. Zwar nutzte FinFerries bereits früher ein digitales Archiv, dieses konnte jedoch weder digitale Workflows noch elektronische Signaturen abbilden. Stattdessen wurden Verträge manuell erstellt, per E-Mail oder Post versandt, handschriftlich unterzeichnet und anschließend von den Verantwortlichen gegengezeichnet – sofern diese im Büro waren. Oft war die kurzfristige Anstellung bereits beendet, bevor ein gültig unterschriebener Vertrag abgelegt werden konnte. In anderen Fällen gingen Dokumente verloren oder IT-Zugänge wurden zu spät eingerichtet – mit Verzögerungen und frustrierendem Onboarding für alle Beteiligten. Auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung prüfte FinFerries mehrere Anbieter. Den Zuschlag erhielt DocuWare – nicht zuletzt aufgrund der überzeugenden Lösungspräsentation des zertifizierten Partners, der die Herausforderungen schnell erfasste und eine passgenaue Umsetzung aufzeigte.
Land:
Finnland
Branche:
Transport / Logistik
Abteilung:
Personalwesen
Bereitstellung:
DocuWare Cloud
Integration:
Microsoft SharePoint | Visma Sign | Panasoft