Dokumenten-Management fördert Wachstum

Bei der Softwareauswahl wurde ein DMS-Erweiterungsmodul der Buchhaltungslösung BMD in Erwägung gezogen. Doch aus Sicht von Stefan König mangelte es dieser Option an Flexibilität und zeitgemäßem Design. Weiterhin kam ein Projektmanagement-System mit DMS-Komponente infrage, das viele Optionen bot, aber auch viel Eigenentwicklung bedeutet hätte. Die richtige Mischung aus moderner Technologie, vorkonfigurierten Workflows und bereits zahlreich vorhandenen Referenzen konnte der in der Nähe von Linz ansässige DocuWare Partner präsentieren.

Nach der Entscheidung für DocuWare im April 2020 wurde zunächst der Rechnungseingang auf elektronische Archivierung sowie Prüfung und Bearbeitung via DocuWare Briefkorb umgestellt. Dieser wichtige Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro war innerhalb von ein paar Wochen vollzogen. Ende Mai 2020 fokussierte der Prozessmanager den zentralen operativen Prozess des Unternehmens, das sich heute als „Oberösterreichs führender Anbieter von Glasfaser-Internet“ versteht: das Management der Internet-Verträge, die Nöhmer seit 2020 wie am Fließband abschließt. In dem zentralen Dokumenten-Pool wurden zunächst alle bestehenden Verträge, die zu einem großen Teil handschriftlich angelegt waren, eingescannt, wobei etwa 50 Prozent der Indexdaten automatisch ausgelesen werden konnten, der Rest im Nachgang manuell zu ergänzen war. So sind die etwa 4.000 Altverträge digitalisiert und damit sekundenschnell auffindbar. Neue Internet-Verträge erfasst der Vertrieb heute mit dem Tablet und einem Web-Formular, das anschließend elektronisch archiviert wird.

Schnelle Problembehandlung dank DMS

Das digitale Vertragsarchiv ist mit OPENService, der bei Nöhmer eingesetzten Softwarelösung für die Bereitstellung von Internet-Anschlüssen, verbunden. Über die Doc-ID ist der in DocuWare verwaltete Kundenvertrag mit den operativen Prozessen in OPENService von der Provisionierung bzw. Konfiguration des Anschlusses bis hin zur Abrechnung verbunden. Das digitale Vertragsmanagement macht den Prozess transparent und zeigt beispielweise an, wenn ein Anschluss-Modem nach drei Tagen noch nicht online ist. Umgehend wird die Ursache geprüft und das Problem behoben.

Bei der Neukunden-Akquisition des Internet-Anbieters ist DocuWare auch in die Prozesse involviert: Durch Abgleich mit den Liegenschaftsdaten des österreichischen Bundesamtes für Eich- und Vermessungswesen wird erkennbar, welche Haushalte in einem neu erschlossenen Wohngebiet noch nicht über einen Anschluss verfügen und folglich den Vertriebsbeauftragten als Interessenten zugewiesen werden können. So unterstützt das DMS die große Vertriebsdynamik und das rasante Wachstum des Unternehmens.