Zusätzlich kam es zu Nachteilen durch die zentrale Endlagerung aller Belege. Denn die Tochtergesellschaften waren fortan bei sämtlichen Rückfragen auf die Kollegen in Polokwane angewiesen. Dort mussten Belege immer wieder neu herausgesucht, kopiert und verschickt werden. Beim Wechsel des ERP-Systems suchte man deshalb auch nach einer kompatiblen DMS-Lösung für schnelle Verwaltungsprozesse. Ausschlaggebend für DocuWare war neben der Einfachheit des Systems auch der lokale Support durch den Vertriebspartner in Südafrika.

Standortunabhängige Verfügbarkeit in Echtzeit

Der DocuWare-Einsatz begann in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei wird zunächst aus der ERP-Software Sage Evolution ein Bestellbeleg erzeugt, der gemeinsam mit den relevanten Indexdaten direkt an das digitale Archiv übergeben wird. Die eingehende Lieferantenrechnung wird anschließend von der Tochtergesellschaft gescannt und landet im digitalen Briefkorb der zentralen Buchhaltung in Polokwane. Dort wird der Beleg über einen elektronischen Stempel mit der Bestellnummer verknüpft. Im darauffolgenden Freigabe-Workflow werden die Unterlagen den räumlich getrennten Bereichsleitern in digitalen Aufgabenlisten vorgelegt. Bis zur abschließenden Bezahlung kontrolliert das DMS den kompletten Ablauf und synchronisiert sämtliche Daten mit Sage. So können berechtige Mitarbeiter auch über das ERP-System jederzeit den Status von Rechnungen prüfen und bei Bedarf nachhaken. In der Qualitätssicherung geht man sogar noch einen Schritt weiter. Corestruc muss aufgrund umfangreicher gesetzlicher Dokumentationspflichten zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, in welchen Gebäuden ein bestimmtes Teil verbaut wurde. Um diesen Pflichten einfacher nachzukommen, stattete man die Smartphones der mobilen Installationsteams kurzerhand mit der DocuWare-App aus. Unterlagen werden so direkt vor Ort eingescannt oder auch gegengezeichnet und stehen im Anschluss allen anderen berechtigten Kollegen in Echtzeit zur Verfügung – unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort.

Weniger Kosten und mehr Chancen

Vor allem auf der Kostenseite profitiert Corestruc von der Digitalisierung. Das DMS reduziert nicht nur die Bearbeitungszeiten erheblich, sondern verbessert darüber hinaus auch den Informationsfluss zwischen Verwaltung und Tochtergesellschaften. So benötigt man zwischen Rechnungseingang und Bezahlung mittlerweile nur noch einen Bruchteil der bisherigen Zeit. Gleichzeitig stehen Belege dank standortübergreifendem Zugriff allen berechtigten Mitarbeitern ohne Zeitverlust zur Verfügung. Das hat auch positive Effekte auf der Vertriebsseite: Wenn die einzelnen Teams etwa bei Ausschreibungen schneller miteinander kommunizieren, kann auch ein Angebot früher an den Kunden übermittelt werden – und je früher ein Angebot vorliegt, desto höher ist die Erfolgsquote. Aufgrund der guten Erfahrungen plant man, DocuWare auch im Personalwesen einzusetzen.