Digitalisierung bietet heute Unternehmen jeder Größe und aller Branchen zahlreiche Vorteile und macht sie wettbewerbsfähig. Nehmen auch Sie an der Digitalisierung teil.
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Lesen Sie um alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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Über Technologie
Dokumentenmanagement Enterprise Content Management Workflow Management Ihr Einstieg in die CloudÜber den Arbeitsplatz
Papierloses Büro Eingangsrechnung Digitale Personalakte Arbeitsabläufe automatisieren Compliance-Anforderungen einhaltenErleben Sie die neue Dynamik im Business. Mit digitalem Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation – zugeschnitten auf die Prozesse, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.
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Papierberge und manuelle Dateneingaben waren gestern. Digitalisieren Sie automatisch jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen.
DocuWare ermöglicht es allen Unternehmen, Geschäftsinformationen und -prozesse zu digitalisieren, zu sichern und zu automatisieren. Flexibel einsetzbar und flexibel konfigurierbar passt sich DocuWare perfekt an Ihr Unternehmen an.
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Vorkonfigurierte Cloud-Lösungen
Mit den vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare automatisieren Sie zentrale Geschäftsabläufe wie die Rechnungsbearbeitung oder das Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb weniger Tage.
DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe und aller Branchen – von der Fertigung und dem Einzelhandel über das Gesundheitswesen bis hin zu Behörden – digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows.
Empfohlene Referenz
Europas führendem verlagsunabhängigen Brettspiel- und Puzzlehersteller LUDO FACT gelingt mit dem in Microsoft Dynamics NAV integrierten DocuWare-System ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung.
Über DocuWare
Referenz: Produktion
Finden Sie weitere KundenreferenzenCorestruc ist das Flaggschiff eines Konglomerats aus insgesamt elf verteilten Einzelfirmen mit 250 Angestellten, die in Südafrika und angrenzenden Staaten in der Beton-, Immobilien- und landwirtschaftlichen Industrie tätig sind. Corestruc selbst plant und erstellt Betonfertigteile für öffentliche Infrastrukturprojekte und den privaten Bausektor. Ein digitales Dokumentenmanagement-System koordiniert dabei das Zusammenlaufen aller unternehmerischen Fäden am Hauptsitz in Polokwane, nordöstlich von Johannesburg.
Der ständige Kampf mit einer papierbasierten Verwaltung war im Hauptsitz in Polokwane früher Teil der Tagesordnung, vor allem aufgrund der räumlichen Verteilung der Tochtergesellschaften. Da die dezentral beschäftigten Mitarbeiter im Durchschnitt nur einmal monatlich nach Polokwane reisten und die vor Ort erhaltenen Dokumente mitnahmen, wurden eingehenden Rechnungen früher nur etwa alle vier Wochen bearbeitet. Zwar scannte man dringende Dokumente mitunter vorab ein, um sie per E-Mail weiterzuleiten, jedoch führte dies im weiteren Verlauf fast immer zu einem Kontrollverlust, etwa wenn nach Eingang der Originalbelege unklar war, ob die Vorabkopie bereits bearbeitet war oder nicht. In den meisten Fällen blieb es deshalb bei der papierbasierten Variante mit entsprechenden Verzögerungen.
DocuWare macht die standortunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten enorm einfach. Da wir einen großen Anteil unserer Controlling-Zahlen aus Dokumenten erhalten, bedeutet das für uns eine höhere Aktualität unserer Zahlen. So können wir schnellere und bessere Entscheidungen treffen. Aufgrund der guten Erfahrungen werden wir den DMS-Einsatz weiter ausbauen.
Tian de Jager
Verwaltungsleiter, Corestruc, Polokwane (Südafrika)
Zusätzlich kam es zu Nachteilen durch die zentrale Endlagerung aller Belege. Denn die Tochtergesellschaften waren fortan bei sämtlichen Rückfragen auf die Kollegen in Polokwane angewiesen. Dort mussten Belege immer wieder neu herausgesucht, kopiert und verschickt werden. Beim Wechsel des ERP-Systems suchte man deshalb auch nach einer kompatiblen DMS-Lösung für schnelle Verwaltungsprozesse. Ausschlaggebend für DocuWare war neben der Einfachheit des Systems auch der lokale Support durch den Vertriebspartner in Südafrika.
Standortunabhängige Verfügbarkeit in Echtzeit
Der DocuWare-Einsatz begann in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei wird zunächst aus der ERP-Software Sage Evolution ein Bestellbeleg erzeugt, der gemeinsam mit den relevanten Indexdaten direkt an das digitale Archiv übergeben wird. Die eingehende Lieferantenrechnung wird anschließend von der Tochtergesellschaft gescannt und landet im digitalen Briefkorb der zentralen Buchhaltung in Polokwane. Dort wird der Beleg über einen elektronischen Stempel mit der Bestellnummer verknüpft. Im darauffolgenden Freigabe-Workflow werden die Unterlagen den räumlich getrennten Bereichsleitern in digitalen Aufgabenlisten vorgelegt. Bis zur abschließenden Bezahlung kontrolliert das DMS den kompletten Ablauf und synchronisiert sämtliche Daten mit Sage. So können berechtige Mitarbeiter auch über das ERP-System jederzeit den Status von Rechnungen prüfen und bei Bedarf nachhaken. In der Qualitätssicherung geht man sogar noch einen Schritt weiter. Corestruc muss aufgrund umfangreicher gesetzlicher Dokumentationspflichten zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, in welchen Gebäuden ein bestimmtes Teil verbaut wurde. Um diesen Pflichten einfacher nachzukommen, stattete man die Smartphones der mobilen Installationsteams kurzerhand mit der DocuWare-App aus. Unterlagen werden so direkt vor Ort eingescannt oder auch gegengezeichnet und stehen im Anschluss allen anderen berechtigten Kollegen in Echtzeit zur Verfügung – unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort.
Weniger Kosten und mehr Chancen
Vor allem auf der Kostenseite profitiert Corestruc von der Digitalisierung. Das DMS reduziert nicht nur die Bearbeitungszeiten erheblich, sondern verbessert darüber hinaus auch den Informationsfluss zwischen Verwaltung und Tochtergesellschaften. So benötigt man zwischen Rechnungseingang und Bezahlung mittlerweile nur noch einen Bruchteil der bisherigen Zeit. Gleichzeitig stehen Belege dank standortübergreifendem Zugriff allen berechtigten Mitarbeitern ohne Zeitverlust zur Verfügung. Das hat auch positive Effekte auf der Vertriebsseite: Wenn die einzelnen Teams etwa bei Ausschreibungen schneller miteinander kommunizieren, kann auch ein Angebot früher an den Kunden übermittelt werden – und je früher ein Angebot vorliegt, desto höher ist die Erfolgsquote. Aufgrund der guten Erfahrungen plant man, DocuWare auch im Personalwesen einzusetzen.
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