Gute Kontakte zum ortsansässigen DocuWare-Partner veranlassten die Verantwortlichen, ein DMS in die Systemumgebung bei Schmitz + Zinke zu integrieren. Die Entscheidung fiel auf DocuWare Cloud, weil die Lösung sofort einsatzbereit war und vollumfänglich genutzt werden konnte.

Perfekte Vorbereitung vereinfacht Einführung

Man entschied sich nach Erfassung und Analyse aller Geschäftsprozesse für die Einrichtung der elektronischen Archive „Geschäftsprozesse“, „Personal“ und „Leitung“. Diese wurden mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen versehen und bilden heute den zentralen Dokumenten-Pool. Sämtliche Personalakten, die sich bis zur DocuWare-Einführung in zehn Leitzordnern angesammelt hatten, wurden eingescannt und die Papierbelege anschließend vernichtet. So verfuhr man auch mit den Verkaufsakten, die mit 20-30 Blatt pro Verkaufsvorgang bisher in Hängeordnern aufbewahrt wurden: vom Angebot über die Vereinbarung zur Probefahrt, Belegen zur Inzahlungnahme des alten KFZs, bis hin zur Finanzierungsdokumentation und der Bestellung. Dank der digitalen Suche sind heute sämtliche Vorgänge mit den zugehörigen Dokumenten blitzschnell auffindbar. Bei einem Verkaufsvorgang anfallende Neu-Belege werden direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das funktioniert einfach über den in die DocuWare Cloud integrierten virtuellen Drucker, der von jeder Anwendung aus nutzbar ist. Etwa 30 verschiedene Dokumentenarten werden so erkannt und automatisiert ablegt – und zwar als unveränderbare Originale, wie sie der Gesetzgeber definiert. Wird ein Original auf Papier benötigt, wird dieses an einen stationären Drucker weitergeleitet. Rechnungen oder andere Dokumente, die per E-Mail eingehen, werden einfach in ein Verzeichnis verschoben, dort von DocuWare abgeholt und automatisch verschlagwortet.

Alle Unterlagen stehen digital zur Verfügung

Der zentrale Dokumenten-Pool ist heute Dreh- und Angelpunkt aller Geschäftsprozesse im Autohaus. Jede Änderung und Version eines Dokuments wird dokumentiert, die digitalen Originalbelege bleiben wie gesetzlich gefordert unangetastet. Mitarbeiter können sowohl in der Mazda-Software als auch in DATEV über einen DocuWare-Button direkt auf Belege zugreifen. Auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice haben Zugriffsberechtigte jederzeit Einsicht in Briefkörbe, Archive und Aufgabenlisten. Die Geschäftsleitung wird über wichtige Post umgehend informiert, egal wo sie sich befindet. Und mit der DocuWare-App PaperScan können sogar Dokumente unterwegs qualitativ hochwertig abfotografiert und archiviert werden.