Referenz: Handel / Großhandel

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Ein Cloud-basiertes DMS sorgt beim Autohaus Schmitz + Zinke für eine effiziente Verwaltung. Geschäftsdokumente werden revisionssicher archiviert. Durch die Integration in andere Anwendungen sind sie auch dort jederzeit und schnell verfügbar.

Der in Erftstadt ansässige Mazda-Händler Schmitz + Zinke kämpfte früher wie viele Autohäuser mit einer wenig effizienten Verwaltung. Heute setzt man auf ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS), welches sowohl in die Dealer-Lösung von Mazda als auch in die Buchhaltungssoftware DATEV eingebunden ist.

Seinen Vertragshändlern stellt das Unternehmen Mazda ein hauseigenes Dealer-Management-System mit dem Namen Mazda Administration Communication System (MACS) zur Verfügung. Dieses ERP-System unterstützt bereits einige Geschäftsprozesse im Autohaus Schmitz + Zinke. So werden etwa beim An- und Verkauf von Fahrzeugen automatisch alle benötigten Unterlagen wie Angebote, Rechnungen oder die Datenschutzerklärung generiert. Früher wurden all diese Belege gemeinsam mit anderen Dokumenten, wie etwa per E-Mail eingehende Rechnungen und Lieferscheine, ausgedruckt, gestempelt, signiert und anschließend in Ordnern archiviert. Pro Jahr füllte man bis zu 150 Belegordner, was bei etwa 250 verkauften Fahrzeugen pro Jahr und einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren in etwa einer Archivfläche von 75 Metern entspricht. Die manuelle Arbeitsweise entsprach dabei weder den üblichen Compliance-Richtlinien, noch war sie sonderlich effektiv. 

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Verwaltung |Vertrieb
Deployment:
Cloud
Integration:
DATEV |Dealer Management System

Die Digitalisierung zahlt sich in praktisch allen Unternehmens­bereichen aus – bis hin zum Endkunden. Wir sparen nicht nur viel Platz – unsere Mitarbeiter haben auch mehr Freude an der Arbeit, weil sie sich mehr auf die kundenrelevanten Aufgaben konzentrieren können. Unter dem Strich bekommen wir durch die Optimierungen wieder heraus, was wir in die DMS-Einführung investiert haben.

Andreas Watermann
Geschäftsführer Autohaus Schmitz + Zinke, Erftstadt

Gute Kontakte zum ortsansässigen DocuWare-Partner veranlassten die Verantwortlichen, ein DMS in die Systemumgebung bei Schmitz + Zinke zu integrieren. Die Entscheidung fiel auf DocuWare Cloud, weil die Lösung sofort einsatzbereit war und vollumfänglich genutzt werden konnte.

Perfekte Vorbereitung vereinfacht Einführung

Man entschied sich nach Erfassung und Analyse aller Geschäftsprozesse für die Einrichtung der elektronischen Archive „Geschäftsprozesse“, „Personal“ und „Leitung“. Diese wurden mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen versehen und bilden heute den zentralen Dokumenten-Pool. Sämtliche Personalakten, die sich bis zur DocuWare-Einführung in zehn Leitzordnern angesammelt hatten, wurden eingescannt und die Papierbelege anschließend vernichtet. So verfuhr man auch mit den Verkaufsakten, die mit 20-30 Blatt pro Verkaufsvorgang bisher in Hängeordnern aufbewahrt wurden: vom Angebot über die Vereinbarung zur Probefahrt, Belegen zur Inzahlungnahme des alten KFZs, bis hin zur Finanzierungsdokumentation und der Bestellung. Dank der digitalen Suche sind heute sämtliche Vorgänge mit den zugehörigen Dokumenten blitzschnell auffindbar. Bei einem Verkaufsvorgang anfallende Neu-Belege werden direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das funktioniert einfach über den in die DocuWare Cloud integrierten virtuellen Drucker, der von jeder Anwendung aus nutzbar ist. Etwa 30 verschiedene Dokumentenarten werden so erkannt und automatisiert ablegt – und zwar als unveränderbare Originale, wie sie der Gesetzgeber definiert. Wird ein Original auf Papier benötigt, wird dieses an einen stationären Drucker weitergeleitet. Rechnungen oder andere Dokumente, die per E-Mail eingehen, werden einfach in ein Verzeichnis verschoben, dort von DocuWare abgeholt und automatisch verschlagwortet.

Alle Unterlagen stehen digital zur Verfügung

Der zentrale Dokumenten-Pool ist heute Dreh- und Angelpunkt aller Geschäftsprozesse im Autohaus. Jede Änderung und Version eines Dokuments wird dokumentiert, die digitalen Originalbelege bleiben wie gesetzlich gefordert unangetastet. Mitarbeiter können sowohl in der Mazda-Software als auch in DATEV über einen DocuWare-Button direkt auf Belege zugreifen. Auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice haben Zugriffsberechtigte jederzeit Einsicht in Briefkörbe, Archive und Aufgabenlisten. Die Geschäftsleitung wird über wichtige Post umgehend informiert, egal wo sie sich befindet. Und mit der DocuWare-App PaperScan können sogar Dokumente unterwegs qualitativ hochwertig abfotografiert und archiviert werden.

Die DocuWare-Lösung hat sich gerade auch in der Corona-Krise bewährt, beispielsweise beim Zugriff für unseren externen Buchhalter. Über die Cloud kann er sich zu jedem Vorgang einfach die Originalbelege aufrufen.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation