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Den hohen Dokumentationsanforderungen der Metallbranche entsprechend werden bei der alfred rexroth GmbH & Co. KG jährlich mehrere hunderttausend Dokumente revisionssicher archiviert. Die enge Verzahnung mit dem ERP-System optimiert die Arbeitsabläufe.

Die alfred rexroth GmbH in Berlin ist ein traditionsreiches Unternehmen der Metallindustrie. Für Kunden aus unterschiedlichsten Branchen, vorwiegend aber aus der Medizintechnik sowie dem Anlagenbau, fertigt das Zulieferunternehmen Serien mit komplexen Teilen. Die Dokumentationsanforderungen sind in diesen Branchen besonders hoch.

Insgesamt müssen beim Metallzulieferer pro Jahr mehrere hunderttausend Belege archiviert werden. Wer etwas nachschlagen wollte, stand vor einer aufwendigen Suche. Mit dem Umstieg auf das ERP-System SAP Business One fiel die Entscheidung, auch das DMS-System zu wechseln. Ein Update des bisherigen Systems – notwendig für die geplante Integration in SAP Business One – wäre zu teuer und nur mit Hilfe kostspieliger Berater möglich gewesen. Zusammen mit dem ortsansässigen DocuWare-Partner wurde dafür eine Schnittstelle entwickelt, die laut Michael Schieben, kaufmännischer Leiter bei alfred rexroth, „sehr gut funktioniert und die Arbeit enorm erleichtert“.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
SAP Business One

Durch den DMS-Einsatz konnten wir sehr viele Administrationsprozesse verschlanken, beschleunigen und sicherer machen. Letztendlich haben wir es dank Digitalisierung bisher besser durch die Corona-Krise geschafft, da wir einem Großteil unserer Verwaltungsmitarbeiter flexibles Arbeiten von Zuhause aus ermöglichen konnten.

Michael Schieben
kaufmännischer Leiter, alfred rexroth GmbH & Co. KG, Berlin

Keine Rechnung bleibt liegen

Intensiv betreut durch das Systemhaus wurde in der Finanzbuchhaltung mit dem DocuWare-Einsatz begonnen und als erstes ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen installiert. Früher wanderten die Belege in Umlaufmappen durchs Haus, oft war schwer nachvollziehbar, wo sie sich gerade befanden. Heute werden die Rechnungen entweder gescannt oder automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt, verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Beim anschließenden Workflow weist die Buchhaltung nach einer ersten Kontrolle die Belege den verschiedenen Abteilungen zu, wo sie geprüft werden. Eine eingebaute Eskalationsstufe sorgt dafür, dass keine Rechnung unbeachtet liegen bleibt. Der Workflow endet, sobald der Beleg abschließend in der Buchhaltung sachlich geprüft und bei einer Freigabe automatisch gebucht und archiviert ist. 

Bei alfred rexroth werden heute im elektronischen Dokumenten-Pool aber nicht nur Belege aus der Buchhaltung gespeichert, sondern tatsächliche alle Unterlagen, die in den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen anfallen: Personaldokumente ebenso wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Materialprüfzeugnisse, Fertigungsbegleitschreiben, Normen oder auch Zeichnungen. Durch die Schnittstelle zum ERP-System wird alles, was archiviert werden soll, automatisch verschlagwortet und in DocuWare gespeichert. Die Mitarbeiter müssen sich darum nicht aktiv kümmern. Papierunterlagen werden gescannt und archiviert. Über die bequeme Volltextsuche können alle Berechtigten aus den verschiedenen Abteilungen auf die Dokumente zugreifen. 

Kunde erhält mit der Ware sofort die Dokumentation

Besonders hilfreich ist dies für die Zusammenstellung der umfangreichen Dokumentation, die dem Kunden für jedes gefertigte Produkt zur Verfügung gestellt werden muss. Dafür wurde ein Workflow eingerichtet, der startet, sobald ein Lieferschein für ein fertiges Produkt ausgedruckt wird. Sobald der Mitarbeiter die durch den Workflow zusammengefügte Akte überprüft und freigegeben hat, wird sie automatisch per E-Mail an den Kunden geschickt. So ist die Dokumentation bereits beim Kunden, wenn dort die Ware samt Lieferschein eintrifft. Nach Einschätzung von Michael Schieben ist heute rund 80 Prozent der Arbeit in der Dokumentationsabteilung automatisiert.

Nach gut zwei Jahren DocuWare-Einsatz befanden sich Ende 2020 bereits rund fünf Millionen Dokumente im Archiv. Die teils sehr langen Aufbewahrungsfristen – bei Turbinen sind es beispielsweise 50 Jahre – sind problemlos einzuhalten. Die Digitalisierung wird bei alfred rexroth weiter vorangehen: Das größte Projekt ist die vollständig papierlose Fertigung, die man innerhalb von drei Jahren realisieren will. An den Maschinen sollen dann beispielsweise die Einrichtepläne digital zur Verfügung stehen ebenso wie die Wartungspläne, deren korrekte Einhaltung durch Workflows abgesichert wird. 

Die Arbeitserleichterung durch den Workflow für die Eingangsrechnungen ist sehr groß. Der Ablauf ist sehr viel schneller und die Dokumente gehen nicht mehr verloren.

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