Cuando se va a implantar por primera vez un sistema de gestión documental, tal vez algunos empresarios de pequeñas y medianas empresas elaboren de antemano una estrategia de gestión documental (DMS). Sin embargo, esta práctica no es habitual.En el trabajo cotidiano se utilizan grandes cantidades de datos en los más diversos formatos y de diferentes fuentes: entre ellos, el más clásico, el documento en papel, así como archivos digitales o correos electrónicos. Por regla general, esta información se acumula en sus diferentes ubicaciones: cuentas de correo electrónico, armarios de archivos y unidades de disco duro en red, que se convierten en gigantescas islas de datos.
Evitar la pérdida de tiempo
Esto no representa ningún problema hasta que surge repentinamente la necesidad de aclarar dudas. Cada vez que hay que responder a una consulta de un cliente o de un proveedor, o cuando se complica un pedido, los empleados se ven obligados a rebuscar en todos estos depósitos de documentos hasta encontrar la información necesaria para resolver el problema. Esta gestión ineficaz de los documentos supone un impedimento para los empleados cada vez que tienen que reaccionar con rapidez a consultas o circunstancias imprevistas, y acarrea unos gastos derivados considerables para la empresa. Para evitar esta pérdida de tiempo y mejorar sustancialmente la eficiencia es necesario marcar unos objetivos claros a la hora de implantar un sistema de gestión documental. E igual de importante es reflexionar de qué forma se alcanzarán dichos objetivos.
En el mejor de los casos, el empresario debería empezar por desarrollar una estrategia para eliminar sus déficits en la gestión documental. Para ello, deberán identificarse en primer lugar las carencias más evidentes de la empresa y los procesos empresariales con mayor potencial de mejora. Partiendo de esta base se elabora seguidamente un plan de aplicación a medida.
Parálisis de análisis
Algunos empresarios de pequeñas y medianas empresas se enfrentan a un atolladero a la hora de sopesar los innumerables aspectos de una estrategia de gestión documental. Como consecuencia fatídica se produce lo que llamamos «parálisis de análisis». Estos empresarios se quedan atascados en la fase de análisis del proyecto DMS por temor a cometer errores, y prefieren conformarse con las ineficiencias que siguen costando dinero y tiempo.
Sin embargo, un proyecto de DMS no requiere un plan maestro perfecto; mucho más importante es emprenderlo a la mayor brevedad y así beneficiarse lo antes posible de las ventajas de la gestión documental. A continuación se ofrecen cuatro consejos de la aplicación práctica que muestran la mejor forma de conseguirlo:
- Empiece por un departamento o mejore en un primer paso un proceso concreto: Elija una área con un alto potencial de mejora y concéntrese en esta hasta conseguir que su archivo digital funcione bien. Elimine los depósitos de datos, simplifique los pasos de trabajo y automatice los procesos. A continuación, prosiga con el mismo modo de proceder en la siguiente área de aplicación del DMS.
- Asegúrese de que la solución DMS es capaz de procesar todos los tipos de documentos y archivos utilizados en la empresa. Esto significa también que la importación debería ser lo más sencilla posible, y que también los correos electrónicos deberían poder incorporarse automáticamente al software.
- Establezca un entorno de captura distribuido. Los empleados deberían poder escanear documentos en el sistema DMS directamente desde tantos puntos como sea posible. Esto es especialmente importante cuando la empresa cuenta con varias dependencias. Con escáneres instalados localmente y aplicaciones móviles se evitan cuellos de botella y largas colas de espera. De este modo, la digitalización de documentos importantes en papel se realiza con agilidad, y no hay peligro de que quede olvidada.
- Sea ambicioso y proceda enérgicamente. Continúe en cuanto haya conseguido implantar el sistema DMS para un proceso o en un departamento. Resista la tentación de dormirse en los laureles del éxito logrado y prosiga su trayectoria triunfal poniendo en marcha el siguiente proyecto de DMS.
