Quienes invierten para reducir sus gastos actuales tienen más beneficios cada día que pasa: los ahorros se acumulan. Da igual si se invierte en el aislamiento de una casa o en un sistema de gestión documental: seguramente, los gastos de adquisición no se amortizarán el primer año ni ahorrando en costes de calefacción ni por el aumento de la eficiencia en los procesos empresariales, pero sí a largo plazo. Lo mejor es que a partir de ahora la inversión devenga intereses cada año.
Para que este momento llegue más pronto que tarde después de invertir en un sistema de gestión documental, vale la pena analizar detalladamente los numerosos procesos del día a día: ¿dónde se puede ahorrar más tiempo o trabajo? Estos procesos garantizan el mejor retorno de la inversión.
Las áreas de aplicación más provechosas son el procesamiento de documentos tradicional y los procesos de autorización. Aquí es donde la eficacia en la gestión documental promete los mayores ahorros. Los gastos ahorrados gracias al sistema de gestión documental se pueden calcular fácilmente mediante una calculadora de Retorno de la Inversión.
Los procesos de autorización definen el procedimiento de trabajo estándar para la creación de documentos específicos, como pedidos o facturas, por lo que se requiere la autorización por parte del personal directivo o un superior. Un sistema de gestión documental permite establecer los documentos que requieren autorización, los empleados que pueden autorizar documentos y los documentos que forman parte del proceso. Todo se efectúa de forma automática, lo que permite evitar errores y fallos.
El departamento de Contabilidad ahorra mucho tiempo y, en consecuencia, dinero. Pongamos por caso que diariamente procesa cien facturas y que para esta tarea necesita una media de tres minutos para guardar cada factura en un archivador de documentos impresos. Además, cada día se sacan unas diez facturas antiguas del archivador de documentos impresos para compararlas. Esto requiere un promedio de cinco minutos para cada una, aunque depende en gran medida de la antigüedad y la referencia del documento. Es decir, el departamento de Contabilidad dedica como mínimo 5,8 horas a gestionar documentos, 300 minutos a archivar facturas impresas y 50 minutos a buscar facturas antiguas.
Un buen sistema de gestión documental acorta el tiempo para la búsqueda o el archivado de un documento a 30 segundos de promedio. En nuestro ejemplo, esto ahorraría más de 98 horas de trabajo al mes que podrían dedicarse a tareas importantes como la planificación de flujos de efectivo o el control.
Asimismo, un sistema de gestión documental reduce los tiempos de reacción del departamento de Contabilidad frente a preguntas de clientes o proveedores. Y es que un cierto porcentaje de facturas, generalmente de un cinco a un diez por ciento, necesita un "tratamiento especial". Ya sea porque se ha pagado un importe inferior a un proveedor por equivocación o porque un cliente echa en falta el descuento prometido en su factura.
Cuando la documentación se archiva en papel, el contable debe buscar para cada reclamación, por un lado, la factura y los documentos correspondientes y, por otro, los pedidos o los albaranes. Para ello, quizá deba ir a otra sala, encontrar allí el archivador correcto y, dentro, los documentos. Solo después de esta engorrosa escapadita puede devolver la llamada y aclarar el asunto, sin olvidar que luego hay que volver a clasificar los documentos.
Si el contable tiene suerte, puede tardar entre 15 y 20 minutos. Con un sistema de gestión documental, este proceso se reduce a segundos y las consultas o reclamaciones se pueden solucionar en la misma llamada. No solo se ahorran horas de trabajo, sino que también mejora la imagen de la empresa.
Otra área de aplicación provechosa para la gestión documental es la preparación de ofertas en Ventas. Hasta que un negocio empieza a funcionar, las ofertas se suelen revisar varias veces. Si se efectúa con un procesador de texto como Word, el vendedor debe encontrar primero la versión actual de la oferta. A continuación, debe editar la oferta, guardarla con un nuevo nombre y enviarla al cliente. Esta tarea es tediosa para el vendedor y le impide realizar su verdadero trabajo.
Cuando una oferta tiene de tres a cinco versiones y cada modificación dura 15 minutos, el tiempo dedicado aumenta rápidamente. Un sistema de gestión documental permite encontrar, modificar y guardar la versión final de una oferta de forma rápida y sencilla. Para ello, el sistema de gestión documental genera automáticamente una nueva versión del documento, de modo que el vendedor no tenga que preocuparse ni por la denominación de la versión ni por su archivado en el lugar adecuado.
Las empresas invierten en sistemas de gestión documental por varios motivos. Algunas quieren tener bajo control cargas de trabajo que crecen a marchas forzadas; otras persiguen automatizar tares tediosas y agotadoras, y el personal desea emplear el tiempo disponible en tareas creativas y planificaciones esmeradas. Quienes también tengan en el punto de mira el retorno de la inversión deberían calcular los ahorros que podrían conseguir con los procesos mencionados. De este modo, la empresa podrá establecer las prioridades adecuadas para el proyecto de gestión documental y, además, convencer a los responsables de compras de la dirección.
