¿Cuántas veces las empresas malgastan dinero en productos que nadie debería haber comprado? ¿Y cuánto cuesta procesar mal o de forma ineficaz una factura en el caso de que los pedidos se hayan autorizado debidamente y se hayan entregado los productos correctos? En la práctica, en contabilidad aparecen con frecuencia tres errores típicos:
1. El pago de facturas no autorizadas: si los procesos no se siguen al pie de la letra en el departamento de Contabilidad, puede suceder que una empresa pague por productos o servicios que un empleado ha comprado sin previa autorización.Así se evita el error 1: la gestión documental electrónica se encarga de que todos los procesos de gestión de pedidos y contabilidad se cumplan sin excepción. Para cada pedido o pago deben presentarse sin falta las autorizaciones necesarias. Además, los procesos son más transparentes y rápidos; por ejemplo, gracias a la automatización de flujos de trabajo y la implementación de prácticas y reglas empresariales importantes en forma de software.
Por ejemplo, un sistema de gestión documental puede establecer que ningún pedido prosiga sin la previa evaluación y autorización de como mínimo dos responsables. Un responsable se encarga de la comprobación especializada del pedido en cuanto a las especificaciones técnicas y el precio; la otra persona evalúa las formas de pago y el cumplimiento del presupuesto acordado. Además, el sistema de gestión documental garantiza el acceso automático a las aprobaciones adicionales a través del jefe de departamento o la dirección en el caso de que, por ejemplo, se superen determinados límites de costes o cantidades.
2. Excedentes de pagos: estos son, probablemente, los contratiempos más dolorosos en contabilidad, ya sea porque se ha saldado por error un importe de factura demasiado elevado, ya sea porque durante la lenta tramitación han caducado descuentos, ofertas o bonificaciones y, en el peor de los casos, al importe de la factura deben añadirse intereses de demora y gastos de reclamación.
Así se evita el error 2: un sistema de gestión documental también elimina la causa de estos imprevistos. El contable "solo" debe ajustar el importe de la factura a los contratos de compraventa, pedidos y albaranes correspondientes. Esto es más fácil de decir que de hacer y puede comportar una pérdida de tiempo innecesaria si los documentos todavía están en formato impreso. Esto implica que los errores debidos a las prisas o a los retrasos en los pagos pueden salir caros.
Un sistema de gestión documental pone remedio a esta situación, puesto que archiva electrónicamente todos los documentos importantes y permite a los contables realizar este ajuste del importe de la factura, así como las demás comprobaciones, de manera sencilla y rápida.
3. Facturas desaparecidas: ¿qué pasa cuando el contable busca en vano una factura porque se ha traspapelado o tirado por equivocación? Solamente por motivos de cumplimiento, este tipo de percances no pueden tener lugar. La Delegación de Hacienda y los auditores dan mucha importancia a un procesamiento de facturas limpio y una contabilidad legalmente correcta. Solo así se puede evitar que las empresas falsifiquen sus ventas o beneficios mediante facturas falsificadas.
Así se evita el error 3: actualmente, las empresas invierten también mucho dinero en realizar copias de seguridad y en la gestión del buen funcionamiento empresarial. Incluso las catástrofes naturales o los ataques de piratas informáticos ya no suponen la pérdida de documentos importantes. Los pequeños errores administrativos en los cálculos tampoco deberían acarrear consecuencias graves. Por lo tanto, quienes teman los pedidos no autorizados, los caros excedentes de pagos o las fatales pérdidas de documentos, deben saber que pueden reducir considerablemente estos riesgos mediante la introducción de una solución de gestión documental electrónica o de gestión de contenido empresarial (ECM).
