Traitement des factures

Qu’est-ce que le traitement des factures ?

Le traitement des factures renvoie au processus qu’une entreprise exécute pour payer ses fournisseurs ou sous-traitants. Celui-ci débute à la réception d’une facture et se termine lorsque la somme correspondante a été versée, et consignée dans le grand livre comptable.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture correspond à une demande de paiement. Elle liste habituellement les biens et services fournis à une entreprise, indique le montant dû pour ceux-ci et précise la date d’ici laquelle le paiement doit être réalisé. Traditionnellement au format papier, elle peut également être transmise par voie électronique. Il existe plusieurs types de factures :

• Les factures pro forma : il s’agit d’une forme d’estimation indiquant quels éléments seront facturés une fois que la prestation aura été effectuée, ou que les biens auront été fournis.
• Les factures intermédiaires : en cas de prestations d’envergure ou induisant des montants élevés, des factures peuvent être envoyées périodiquement afin d’échelonner les paiements tout au long de la prestation.
• Les factures finales : elles indiquent au client que la prestation a été effectuée, ou que les biens ont été fournis, et qu’un paiement est désormais dû.
• Les factures échues : si une facture finale n’est pas payée dans les délais, une facture échue peut être envoyée pour rappel. Elle peut inclure d’éventuels frais de retard.
• Les factures récurrentes : elles sont employées pour des services fournis en continu, en particulier lorsque le montant dû est le même à chaque période de facturation.

Les entreprises de petite ou moyenne taille peuvent réceptionner les factures en mains propres ou par e-mail, et le personnel chargé de la comptabilité ou des paiements peut ensuite rédiger un chèque et l’envoyer par courrier, en fonction des flux de trésorerie et de la capacité à payer de la société en question.

Une grande entreprise disposant d’un service de comptabilité dédié peut choisir de faire adresser toutes ces factures à ce dernier, qui doit les traiter et en contrôler l’état de la réception au paiement.

Comment le traitement des factures s’effectue-t-il ?

Le traitement des factures constitue la première étape à suivre par le service de comptabilité. Celui-ci réceptionne ces mêmes factures et les met en correspondance avec les bons de commande de l’entreprise. En d’autres termes, il s’assure que seul ce qui a été commandé et obtenu est facturé. Il vérifie également que le bon montant est facturé.

Une entreprise choisit généralement de mettre en place un système à deux ou trois voies lors de la mise en correspondance des factures. Avec un système à deux voies, l’employé qui traite les factures est chargé de mettre en correspondance les factures avec le bon de commande d’origine. Avec un système à trois voies, il doit en outre vérifier que les biens ou les services facturés ont été réellement obtenus.

Il n’existe pas une méthode unique de traitement des factures qui fonctionnerait pour toutes les entreprises. Cependant, le processus associé peut être constitué des étapes suivantes :

• Étape 1 : un employé compare la facture avec le bon de commande et les documents qui l’accompagnent, comme des bordereaux de marchandises ou des reçus de commande. Toute différence, due par exemple à l’ajout d’articles, est identifiée afin de s’assurer que le montant facturé englobe bien tous les éléments applicables.
• Étape 2 : une fois vérifiées, les factures sont transmises à un responsable du service de comptabilité.
• Étape 3 : le responsable du service de comptabilité consigne les factures dans le grand livre comptable de l’entreprise et établit la date des paiements.
• Étape 4 : la liste des paiements planifiés est adressée au responsable financier de l’entreprise afin qu’il valide les versements.
• Étape 5 : les paiements sont traités et effectués. Des chèques peuvent être envoyés par courrier postal, ou des paiements électroniques réalisés.

Pourquoi le traitement des factures est-il important ?

Le traitement des factures constitue un processus critique qui permet à une entreprise de gérer ses flux de trésorerie. En le standardisant, elle s’assure de paiements en temps et en heure. Par ailleurs, certains fournisseurs et sous-traitants proposent des remises aux sociétés qui paient leurs factures en avance. Elles ont donc tout intérêt à optimiser leur système.

Plus important encore, un traitement approprié des factures peut permettre d’éviter les fraudes, la survenue d’erreurs coûteuses et les retards de paiement susceptibles d’entraîner des frais de retard et des pénalités d’intérêt. Imaginez une entreprise qui n’aurait pas instauré un système ad hoc. Une facture est présentée au comptable qui rédige un chèque, demande l’aval du responsable financier, puis adresse le paiement par courrier postal. Le comptable peut certes identifier le fournisseur ou sous-traitant concerné, mais il ne dispose d’aucun moyen de vérifier si les services ont bien été fournis comme convenu, ou si les biens en question ont été reçus conformément à la commande. Dans certains cas, la facture peut se révéler frauduleuse et faire état d’éléments qui n’ont jamais été réceptionnés, mais cela n’aura pas été remarqué car aucun bon de commande et reçu n’auront été mis en correspondance. Un tel système impose donc de faire appel à la mémoire et à l’attention d’individus qui n’ont pas nécessairement accès à toutes les informations relatives à la transaction.

Comment améliorer le processus de traitement des factures ?

Plus une entreprise se développe, plus l’automatisation permet d’optimiser le processus de traitement des factures. Une organisation de large envergure peut en effet avoir à gérer des milliers de factures papier chaque année, ce qui nécessite de nombreuses heures de travail. Le service de comptabilité peut également se voir submergé, ce qui impacte l’exécution des paiements, les flux de trésorerie et la solvabilité.

Les logiciels et programmes de comptabilité avec lesquels il est possible de scanner des documents à l’aide de la reconnaissance optique de caractères sont en mesure de mettre en correspondance un bon de commande avec une facture et les documents qui l’accompagnent. Les coûts dus aux tâches manuelles, et le temps consacré aux vérifications, sont donc réduits. Les entreprises qui choisissent d’investir dans l’automatisation peuvent en récolter les fruits à bien des niveaux.

Ce n’est pas tout : l’intégration de solutions spécialisées et de l’apprentissage automatique à l’écosystème de traitement des factures peut accélérer la gestion de ces dernières et garantir l’exactitude des paiements. De plus, les factures sont payées plus rapidement et les erreurs humaines pouvant déboucher sur la validation de factures frauduleuses, inexactes ou en doublon n’ont plus lieu d’être.