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Sécurité des documents

Qu’est-ce que la sécurité des documents ?

Chaque entreprise génère de larges volumes de papiers et de documents numériques qui doivent être protégés. En effet, ces ressources sont sujettes à des menaces de tous types, comme les pertes, les vols ou le piratage. Lorsque des documents essentiels tombent entre de mauvaises mains, la confidentialité des données de vos clients peut être compromise, et des informations relatives à vos comptes et cartes bancaires peuvent être subtilisées. De telles situations pouvant vous exposer à des poursuites judiciaires, l’importance de la sécurité des documents est donc fondamentale, et même les plus petites entreprises, qui souhaitent prospérer, commencent à s’en rendre compte.

Tous les documents clés que vous créez, consignez, stockez, sauvegardez, transmettez et finissez par détruire quand vous n’en avez plus besoin sont concernés. Bien que cela semble simple à appliquer, la sécurité de vos documents constitue une notion relativement complexe. Car nous vivons dans un monde toujours plus numérisé, l’abandon du papier facilite leur gestion de bien des manières, mais à condition d’avoir instauré les bonnes méthodes de protection.

Pourquoi la sécurité des documents est-elle importante ?

Quel que soit le type d’entreprise que vous dirigez, la protection de vos données est cruciale pour votre croissance. Si vos documents sont perdus ou dérobés, les informations qu’ils comportent peuvent vous nuire et porter atteinte à la vie privée de vos clients ou de vos employés.

Abandonner le papier et se tourner vers un système de gestion électronique de documents (GED) aide à limiter les failles de sécurité dues à la perte de fichiers ou au suivi de mauvaises procédures lors de leur destruction. Cependant, l’accroissement du nombre d’usurpations d’identité, de piratages de sites Web et d’autres manœuvres malveillantes sur Internet impose de faire constamment preuve de vigilance.

La sécurisation de vos documents vous assure également des points suivants :

  • Seules certaines personnes peuvent exploiter les documents qui comportent des données privées, car vous contrôlez les accès.
  • Vous vous conformez aux réglementations imposées par des groupes industriels et le gouvernement, parmi lesquelles la loi HIPAA pour le secteur médical et le règlement général sur la protection des données (RGPD).
  • Seuls les individus disposant des autorisations ad hoc peuvent consulter les documents numériques que vous avez cryptés.

Si vous combinez divers procédés de sécurité à un système de gestion électronique de documents, vos données sont préservées et vous avez la possibilité d’organiser vos fichiers dans un répertoire central dématérialisé, tout en pouvant y accéder bien plus rapidement et facilement lorsque vous en avez besoin.

Sécurité des documents optimisée par la dématérialisation

Les entreprises qui continuent à conserver des copies physiques de leurs documents exposent ces dernières au vol, aux pertes et aux dommages (du fait d’erreurs commises par les employés, mais également à la suite d’un incendie ou d’autres catastrophes naturelles). Elles les protègent généralement en les plaçant dans des endroits verrouillés et dont la clé a été partagée uniquement avec certaines personnes, mais cette méthode se révèle bien souvent insuffisante lorsque le nombre de documents augmente. En outre, il est plus difficile d’accéder à ceux-ci rapidement, car ils ont été incorrectement classés. C’est exactement le contraire avec un logiciel GED, garant d’une tranquillité d’esprit bien plus élevée : il vous suffit de saisir quelques caractères pour cela.

Il est vivement recommandé de stocker vos documents électroniques à l’aide d’un système de gestion électronique de documents qui profite des dernières avancées en matière de protection, est conforme à la législation en vigueur (les lois portant sur la confidentialité, par exemple) et empêche toute fraude ou tout vol qui pourrait occasionner des pertes financières. Dans le cas contraire, des hackers ont tout loisir de vous cibler par le biais de virus ou de logiciels malveillants.

Optez pour un système caractérisé par les points suivants :

  • Pare-feux et mécanismes régissant les accès
  • Dernières technologies de sécurité, comme des logiciels antispyware et antivirus
  • Application de mises à jour régulières afin d’être toujours à même de contrer les attaques

Recommandations en matière de gestion et de sécurité des documents

Une entreprise est plus productive lorsqu’elle peut stocker, exploiter et gérer ses documents efficacement, sans avoir à passer de longues minutes à les rechercher. S’ils sont au format numérique, ils sont synonymes d’un niveau de sécurité et de conformité accru, favorisé par la réalisation des actions ci-dessous, notamment :

  • Restriction des accès à certains dossiers en catégorisant les fichiers et en y associant des autorisations distinctes
  • Implémentation de différents types de droits d’accès, limitant le nombre de personnes pouvant visualiser ou modifier certaines informations
  • Configuration de mots de passe et d’autres dispositifs de protection supplémentaires pour filtrer les accès
  • Regroupement des documents similaires (les dossiers du personnel et les factures, par exemple) de façon organisée pour qu’il soit possible d’accéder à chacun d’eux en même temps
  • Encouragement de la collaboration afin que plusieurs employés puissent travailler simultanément sur le même document, ce qui évite la circulation de multiples versions, en particulier lorsqu’elles comportent des données erronées ou incomplètes et pourraient être distribuées par erreur
  • Mise en place d’un journal d’audit facilement contrôlable et indiquant qui a accédé à quels documents et à quel moment, quelles modifications ont été apportées et qui a distribué tel ou tel fichier, et à quel endroit
  • Authentification par signatures électroniques afin de garantir que les documents réceptionnés proviennent bien de la bonne personne
  • Instauration, afin de libérer de l’espace, d’une politique qui assure la rétention des documents nécessaires et la destruction de ceux qui ne le sont plus
  • Établissement d’un plan de sauvegarde et de stockage pour éviter la perte des documents cruciaux, notamment par le biais d’une plateforme qui permet de récupérer aisément des fichiers manquants ou égarés
  • Création de sauvegardes sécurisées et redondantes utilisables en cas de sinistres (contrairement aux documents papier qui peuvent être détruits lors d’un incendie ou d’une inondation, les versions numériques peuvent être archivées sur un serveur physique ou dans le cloud)

La sécurité des documents est une problématique majeure à laquelle la quasi-totalité des entreprises doivent faire face. La protection de documents papier dans des armoires est rarement une solution viable, d’autant que la gestion de tous ces supports peut se révéler particulièrement difficile au fil du temps. Les documents électroniques deviennent la norme, et bien que du temps et de l’argent doivent au départ être consacrés à la numérisation de vos fichiers, vous remarquerez rapidement tous les avantages qu’ils procurent à votre entreprise.