Gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise (ECM) ?

Cette notion se rapporte à un processus permettant à une entreprise de collecter, d’organiser, de stocker et de partager de manière efficace des informations essentielles avec les personnes ayant besoin de les exploiter, comme des clients, des parties prenantes ou des employés. Par le biais d’un ensemble d’outils, de stratégies et de procédures, la gestion de contenu d’entreprise (ECM) optimise le cycle de vie des informations transitant au sein d’une société, en automatisant les workflows et le traitement des documents.

Quels sont les cinq composants essentiels de la gestion du contenu d’entreprise (ECM) ?

Selon l’Association pour la gestion de l’information et de l’image, la gestion du contenu d’entreprise se caractérise par cinq composants essentiels, représentés par l’acronyme « CAMPS » (Capture, Analyse, Mappage, Préservation et Stockage).

• Capture : cette étape englobe chaque action permettant d’ajouter du contenu à un système, manuellement ou automatiquement.
• Analyse : une fois que tous les documents et contacts sont conservés dans un système, ils doivent pouvoir être facilement consultés. Le contenu non structuré est donc mis en relation avec les termes de recherche pour extraire et déduire des informations.
• Mappage : le mappage permet d’adapter le contenu aux besoins d’une entreprise. En stockant celui-ci de façon optimale, vous pouvez le localiser et l’exploiter facilement.
• Préservation : la gestion du contenu d’entreprise n’implique pas seulement d’archiver des documents sur le long terme, mais également de les protéger et d’en faciliter l’accès afin de se conformer à diverses réglementations, et de simplifier leur emploi au sein d’une société.
• Stockage : en stockant du contenu au sein de systèmes dédiés, vous en facilitez la récupération.

Pourquoi la gestion du contenu d’entreprise est-elle importante ?

La gestion du contenu d’entreprise constitue un point essentiel pour toute organisation devant traiter des volumes conséquents de données. En établissant un plan d’action en la matière, vous avez la possibilité d’augmenter l’efficacité, de réduire les coûts et de respecter au mieux les exigences de mise en conformité. En effet, vos documents sont mieux organisés et vos équipes peuvent en tirer pleinement parti, en toute simplicité.

Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est ainsi utilisée dans le cadre du travail.

La consommation de papier a aussi des répercussions sur le plan économique : une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.

Si vous appliquez ce constat à une organisation qui compte de nombreux employés, la quantité de documents non numérisés à manipuler au sein de cette dernière peut donner le vertige.

La gestion d’un tel volume, hasardeuse, implique de faire appel à des méthodes fastidieuses. Il peut également être difficile de localiser les informations recherchées, et des supports sont susceptibles d’être égarés. Les sociétés de toutes tailles sont pourtant plus prospères lorsque la capture, le stockage, la gestion et les accès riment avec une plus grande efficacité.

Aujourd’hui, les informations disponibles n’ont jamais été aussi nombreuses, et la majorité d’entre elles ne sont pas produites par votre entreprise. En outre, la démocratisation de technologies telles que le cloud, les smartphones, les clés USB et le Web induit le traitement de données de tous types, qui doit s’effectuer toujours plus rapidement. Celles-ci peuvent inclure du texte, des images et des fichiers audio, par exemple, ainsi que d’autres éléments structurés différemment.

L’incapacité à gérer tout cela peut avoir des conséquences dramatiques. La productivité peut se dégrader et des situations plus graves se produire, la conformité aux politiques et réglementations en vigueur n’étant alors plus assurée. Vous vous exposez ainsi à une interruption de vos opérations, voire à la fermeture de votre entreprise.

La gestion du contenu d’entreprise est donc un processus dont l’instauration est motivée par diverses raisons. Si vos salariés sont en mesure de se concentrer sur des tâches génératrices de productivité et génératrices d’innovations, sans être retardés par des saisies manuelles, tout le monde y gagne.

Quelles sociétés font le choix de la gestion du contenu d’entreprise (ECM) ?

Toutes les sociétés n’ont pas besoin de revoir drastiquement la manière dont elles gèrent leur contenu. Bien qu’un environnement sans papier soit un principe auquel elles adhèrent, nombre d’entre elles ne voient pas l’intérêt de mettre en place un système de telle envergure, et estiment que les coûts associés sont trop élevés. Néanmoins, la gestion du contenu d’entreprise, une fois combinée à l’architecture existante et aux méthodes suivies avec les données, est une alternative qui porte ses fruits au sein de la plupart des organisations. Découvrez comment ci-dessous.

Grandes entreprises

Dans les grandes entreprises, la gestion de contenu est importante et s’accompagne de nombreux avantages. Ces organisations, qui doivent faire face à des volumes d’informations importants, ont la capacité d’investir dans les outils dédiés les plus sophistiqués qui soient. Il est essentiel, pour elles, de trouver un moyen de mettre en adéquation des volumes de données conséquents afin de produire un workflow facilement exploitable.

PME et ETI

Les bénéfices sont aussi notables pour les PME et ETI qui font le choix de mettre progressivement ce principe en pratique. En intégrant petit à petit les outils nécessaires à leur modèle de fonctionnement, elles en tirent pleinement profit sans avoir à débourser de sommes trop élevées. Ce n’est pas tout : grâce à cela, elles peuvent même envisager de croître encore davantage.

Start-ups

Les start-ups se trouvent dans une sorte d’entre-deux : elles sont de faible taille, mais sont déterminées à conquérir le marché et à s’étendre rapidement. L’adoption d’un système de gestion du contenu peut être particulièrement bénéfique pour elles. Fini les processus physiques obsolètes d’autrefois : leur but est de parier sur l’agilité et la clarté pour prospérer, sans avoir à redouter d’éventuelles pertes d’informations.

Gestion du contenu d’entreprise dans le cloud

Le cloud devient rapidement la norme lorsqu’il est question de stocker et de gérer des informations. Il n’est donc pas étonnant que la gestion du contenu d’entreprise s’effectue également par son biais.

Une entreprise qui fait la promotion du télétravail en autorisant les accès depuis n’importe quel endroit, à tout moment et sur l’appareil de son choix est une entreprise qui s’engage sur la voie du succès. Le cloud, en plus de rimer avec flexibilité, offre la possibilité d’exploiter des solutions de gestion des documents et d’automatisation des workflows qui décuplent la productivité de la main d’œuvre mobile.

Quel que soit le secteur, vous êtes amené à gérer une quantité élevée de documents papier et numériques. Si vous souhaitez perdurer, le cloud est une étape obligatoire.

La gestion du contenu d’entreprise par le biais du cloud va de pair avec de nombreux atouts. Alors que les systèmes On-Premise occupent de l’espace et nécessitent des coûts de maintenance, le cloud permet à vos salariés de se consacrer à des tâches plus prioritaires.

Ses fonctionnalités ne s’arrêtent pas à la gestion des documents ; elles peuvent aussi être appliquées à la gestion de projet et aux ressources humaines. Parfaitement adaptées à la mobilité, tout à fait intégrables à d’autres systèmes et automatisées, les solutions cloud peuvent être rapidement déployées et générer de la valeur sur le long terme.