Formulaires électroniques

Qu’est-ce qu’un formulaire électronique ?

Un formulaire électronique, également appelé « formulaire Web », remplace les formulaires papier. Simple d’emploi, il est accessible sur le Web et comporte plusieurs champs personnalisables. Des entreprises de tous les secteurs (santé, finance, immobilier et vente, notamment) ont d’ailleurs choisi de se tourner vers cette nouvelle technologie dans le cadre de leur transformation numérique.

Les informations saisies dans les formulaires électroniques peuvent être facilement vérifiées, stockées et traitées, bien plus rapidement que celles contenues dans des versions papier. En outre, les coûts liés à l’impression, à la distribution, à la collecte et à la communication des données se voient considérablement réduits. Les informations peuvent également être archivées dans un classeur numérique centralisé. L’emploi de formulaires électroniques au sein d’un workflow ou d’un gestionnaire de tâches vous assure donc d’un traitement transparent, sans difficulté et efficace.

Au départ, les formulaires électroniques étaient conçus pour simplement remplacer les formulaires papier. Bien que ce soit toujours l’une des raisons pour lesquelles on les adopte, ils permettent aujourd’hui également de capturer les informations utilisées dans le cadre d’un processus spécifique ou d’une stratégie destinée à optimiser la gestion des documents numériques.

Quand les formulaires électroniques sont-ils utilisés ?

Les formulaires électroniques sont très largement utilisés dans les contextes qui impliquaient précédemment de se baser sur des formulaires papier pour rassembler des données provenant de clients et d’autres utilisateurs. De manière générale, ils sont mis en place par des entreprises, des établissements d’enseignement, des organisations gouvernementales, des structures de soin et d’autres entités qui ont fait le choix de dématérialiser leurs processus.

Les formulaires électroniques peuvent être intégrés à divers logiciels pour permettre, entre autres, la saisie de données fiscales, l’enregistrement d’informations médicales, voire la participation à des enquêtes de satisfaction. Grâce à eux, il est également possible de réaliser ces opérations :

• Créer et modifier des bons de commande, des notes de frais et des candidatures
• Effectuer un suivi des formations auxquelles les employés participent, des inspections de sécurité conduites et des certifications
• Établir des rapports faisant état des performances des employés, des heures travaillées et des distances parcourues lors des déplacements
• Rassembler des informations à caractère médical sur un patient
• Élaborer des rapports de progression pour des étudiants
• Effectuer des réservations de billets et de chambres d’hôtel
• Traiter les inscriptions à des événements
• S’inscrire à des newsletters et obtenir des informations sur des mises à jour

Il est aussi possible de signer électroniquement ces formulaires. De cette façon, des documents juridiquement contraignants comme des contrats de location, des promesses de vente et d’autres induisant un consentement n’ont plus à être communiqués sur papier.

Comment les formulaires électroniques fonctionnent-ils ?

Dans la plupart des cas, les utilisateurs sont redirigés vers une adresse spécifique à l’aide d’un lien intégré à un e-mail ou à une page Web. Ce même lien entraîne l’affichage du formulaire, qui peut ensuite être renseigné et envoyé depuis n’importe quel appareil compatible pouvant se connecter à Internet.

Les données d’un formulaire électronique sont téléchargées sur un serveur, accompagnées de tout fichier supplémentaire éventuellement requis, comme un document PDF ou une image au format JPEG. Une fois ce formulaire soumis, il peut être validé, entraîner la planification d’un rendez-vous ou déboucher sur le traitement d’une commande.

S’il a été préalablement intégré à d’autres systèmes numériques, ses données peuvent être automatiquement transposées dans divers rapports afin de définir des profils, d’identifier des tendances et d’améliorer la productivité.

Recommandations en matière de développement de formulaires électroniques

Lors du développement de formulaires électroniques, la collecte des informations requises est un point clé, mais l’attention doit également être portée sur l’expérience utilisateur.

Affichage du texte sur une colonne

Les formulaires électroniques dont la mise en page est standard (avec le texte aligné sur la gauche) sont plus intuitifs que ceux comportant des sections centrées. Les utilisateurs sont ainsi plus enclins à les renseigner dans leur intégralité et bénéficieront d’une expérience optimisée. Évitez donc les formulaires comportant de multiples champs en parallèle, ou présentant des configurations inhabituelles.

Regroupement des informations liées

Comme les formulaires papier, les formulaires électroniques doivent être structurés de manière à ce que les informations liées soient regroupées au même endroit. Non seulement cette organisation est familière aux utilisateurs, mais la qualité des données est également améliorée, un point étant traité à la fois.

Remplissage automatique des champs

Les formulaires électroniques peuvent intégrer des champs remplis automatiquement à l’aide des données saisies précédemment, afin d’éviter aux utilisateurs de spécifier plusieurs fois les mêmes éléments. Grâce à cela, l’exactitude des informations est assurée et le processus global bien moins fastidieux.

Listes déroulantes

Lorsque cela est possible, envisagez d’insérer des listes déroulantes qui offriront un nombre limité de réponses aux utilisateurs. De telles listes sont appréciées, car elles permettent de limiter la durée nécessaire au renseignement d’un formulaire. En outre, elles vont de pair avec une réduction des erreurs et des omissions dues aux coquilles ou à des manipulations incorrectes.

Barre de progression

Des formulaires électroniques s’étendant sur plusieurs pages peuvent rapidement impatienter les utilisateurs, qui ne fournissent alors pas nécessairement les réponses attendues. Pour remédier à cela, une barre de progression peut être ajoutée aux formulaires afin de leur indiquer visuellement où ils en sont, ce qui les encourage davantage à poursuivre.

Option d’enregistrement

Les utilisateurs doivent avoir la possibilité d’enregistrer les données qu’ils ont déjà saisies, en particulier si le document comporte de nombreux champs et des informations complexes (comme dans le cas d’un formulaire de demande de prêt, par exemple).

Suggestions de saisie

Dans les formulaires électroniques, les suggestions de saisie se révèlent particulièrement utiles avec les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les informations bancaires, entre autres. En adoptant ce procédé, vous avez l’assurance que les documents seront intégralement renseignés, tout en limitant le nombre d’erreurs.

Pourquoi les formulaires électroniques jouent-ils un rôle clé dans une stratégie numérique ?

Un système de gestion électronique des documents performant est un système qui rend possible la capture et le stockage efficaces des données, de façon sécurisée et aisément contrôlable, tout en étant intégré à d’autres outils associés.

La dématérialisation des formulaires papier constitue souvent l’une des premières étapes suivies lorsque l’on s’engage sur la voie de la transformation numérique, en grande partie car ils sont garants d’un retour sur investissement positif presque immédiat. En intégrant des formulaires électroniques optimaux à vos processus, vous êtes en mesure d’améliorer instantanément la qualité des informations collectées, de réduire drastiquement les coûts de traitement et de mettre à disposition de votre équipe un large volume de données, accessible et utile.