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La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu de facture d’origine.
Le contenu d'une facture électronique doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires, à savoir :
Certains la payent manuellement après l’avoir reçue, mais le versement peut, fréquemment, être effectué directement depuis un logiciel financier ou de comptabilité. Le processus de paiement est donc totalement automatisé, ce qui évite à un employé de devoir traiter de multiples versions papier.
L’état d’une facture peut être facilement suivi du début à la fin. En fonction de la solution que vous utilisez, vous pouvez ainsi être informé de son ouverture, de sa consultation et de son règlement. Par ailleurs, des relances peuvent être envoyées automatiquement lorsqu’une facture est échue, et diverses options proposées pour faciliter les paiements.
La facturation est une étape nécessaire, mais le fait de s’assurer que les paiements sont bien effectués peut, dans certains cas, se révéler presque aussi chronophage que la production du bien ou service offert.
Les factures électroniques ont pour vocation de vous faire économiser du temps et d’augmenter votre productivité, que vous soyez autoentrepreneur ou à la tête d’une grande entreprise. En effet, vous pouvez les générer rapidement et sans difficulté, sans avoir à imprimer et envoyer des documents par courrier. De plus, il est dès lors inutile de parcourir des dizaines de chèques ou de mandats bancaires quand vient l’heure des règlements.
Les factures électroniques sont synonymes de paiements rapides, certains clients choisissant même de les régler le jour même de leur réception. Ainsi, vos flux de trésorerie ne s’interrompent pas. D’autre part, vous pouvez très vite identifier les problèmes potentiels (par exemple, un client qui ne souhaite pas payer car il n’est pas satisfait du service fourni par votre entreprise) et prendre les mesures qui s’imposent pour y remédier.
Les sociétés soucieuses de l’environnement apprécient de pouvoir mettre fin au papier en se tournant vers les factures électroniques. Aucun document n’a besoin d’être imprimé ou adressé physiquement aux clients, la quantité de papier utilisée est clairement diminuée et vous n’avez plus à parcourir d’innombrables feuilles pour obtenir les informations recherchées. Votre entreprise économise ainsi du temps et accède bien plus facilement, par exemple, aux historiques des paiements ou aux données nécessaires pour calculer le total des factures émis pendant l’année.
L’automatisation est synonyme de réduction des erreurs, et si certaines venaient tout de même à persister, vous avez la possibilité de les détecter et les corriger en quelques secondes dans votre archive électronique. Le résultat ? Une meilleure satisfaction des clients, leurs réclamations étant instantanément traitées et non plus des jours voire des semaines plus tard. Pour finir, les coûts sont limités car vous ne perdez plus de précieuses minutes à localiser ce que vous recherchez. Il vous suffit de vous reporter à votre système ad hoc.
Pour plus d’informations concernant la législation en vigueur sur la facture électronique et les différents formats de facture, consultez notre article de blog « facture électronique : tout comprendre et comment l’adopter ».
Lorsqu’elles sont employées correctement, les factures électroniques optimisent le processus de paiement devant être suivi par les entreprises et les clients. Elles intègrent à chaque fois vos coordonnées que vous avez confirmées au préalable, ce qui permet de vous contacter rapidement en cas de questions ou de doutes sur le montant facturé (les factures tendant sinon à être ignorées tant que le problème en question n’est pas résolu).
Si vous créez une facture électronique, évitez d’y employer des termes trop spécialisés, ou des codes qui ne seront pas forcément compris. « Produit 57468545 » ou « Réunion PEMFNC » seront, par exemple, beaucoup moins explicites que « Couette deux personnes bleue » ou « Estimation initiale des travaux de décoration ».
Il est préférable d’envoyer une facture électronique en bonne et due forme, plutôt qu’un e-mail s’accompagnant d’un simple fichier PDF ou Word en pièce jointe. En effet, certains fournisseurs de messagerie peuvent considérer que ce dernier constitue du courrier indésirable, ce qui entraînera son placement dans votre dossier de spams. Votre client peut également rencontrer des difficultés pour télécharger ou ouvrir votre fichier, en particulier s’il n’a pas accès au programme que vous avez employé pour le générer. Car il ne souhaite pas perdre du temps à le convertir dans un format compatible, il est susceptible de ne pas procéder au paiement tant que vous ne lui aurez pas adressé une facture papier.
L’ajout d’une date d’échéance est possible sur une facture, mais les clients apprécient souvent de pouvoir effectuer des règlements partiels. Ils peuvent alors échelonner les paiements, et plusieurs cartes bancaires peuvent être utilisées s’ils le désirent. En acceptant les paiements partiels, vous augmentez vos chances d’être réglé dans les délais car les destinataires de la facture n’ont pas besoin de davantage de temps pour rassembler les fonds requis.
Indiquez clairement tout frais supplémentaire potentiel (comme les pénalités de retard, les frais de traitement avec les cartes bancaires ou les frais s’appliquant en cas de rejet d’un chèque électronique). Les clients apprécient le fait d’être prévenus, et vous-même vous protégez des éventuels problèmes juridiques pouvant se produire si ces informations ne sont pas correctement spécifiées.
L’investissement dans un logiciel permettant de générer des factures électroniques peut vous sembler onéreux au départ. Néanmoins, au fil du temps, vous commencez à économiser de l’argent. En effet, vous n’avez plus besoin d’autant de place qu’avant pour stocker les documents, leur création induit beaucoup moins d’efforts et votre personnel peut se consacrer à d’autres tâches plus essentielles. Assurez-vous simplement qu’un salarié soit disponible pour répondre aux éventuelles questions au sujet des factures, et optez pour un fournisseur de qualité lorsque vous choisissez votre logiciel dédié.