Que sont les dossiers du personnel ?
Les dossiers du personnel, qui sont complétés par l’employeur, comportent des informations sur chaque employé d’une entreprise. Ils peuvent inclure des données de base rassemblées au cours de l’entretien d’embauche, comme les suivantes :
- Nom, prénom
- Coordonnées
- Expérience professionnelle
- Formation
- Certifications et qualifications
- Notes prises pendant les échanges
- Références
Les dossiers du personnel peuvent également inclure des données rassemblées au cours du processus de recrutement, certaines devant être vérifiées et conservées par l’employeur en fonction des lois applicables. Elles incluent les données suivantes :
- Nationalité
- Numéro de sécurité sociale
- Contrat de travail
- Titre de séjour
- Bulletins d’adhésion aux régimes de prévoyance et de mutuelle
- Copie d’un document d’identité
- Date de prise de fonction
- Intitulé du poste
- Salaire
- Avis d’aptitude à l’emploi
Enfin, des documents générés au cours de la présence de l’employé dans l’entreprise peuvent être ajoutés au dossier, parmi lesquels :
- Les feuilles de présence
- Les évaluations de performances
- Les courriers de sanction
- L’historique des salaires
- Des informations sur les avantages perçus
- Une photo officielle
Pourquoi les dossiers du personnel sont-ils importants ?
La compilation d’un dossier du personnel pour chaque employé, et comportant au moins les données de base, constitue un impératif juridique clé. Par exemple, le fait de connaître le nom complet d’une personne, sa nationalité et son numéro de sécurité sociale permet de déterminer si elle est autorisée à travailler en France. Si l’inspection du travail procède à un audit, la direction peut alors fournir la preuve que ces informations ont été rassemblées et vérifiées par l’entreprise avant la prise de fonction.
En outre, l’ajout de feuilles de présence permet d’attester du paiement effectif des heures travaillées, et des avantages associés. Parallèlement, si un employé estime que des heures supplémentaires ne lui ont pas été payées, ou que des avantages qui lui sont dus n’apparaissent pas sur son bulletin de salaire, l’entreprise peut se baser sur ces informations pour traiter la réclamation.
Quels sont les avantages de dossiers du personnel détaillés ?
Plus les dossiers du personnel sont détaillés, plus l’entreprise est apte à gérer diverses situations pouvant se produire. Ils sont aussi garants d’un processus RH plus standardisé et systématique, ce qui constitue généralement un point important pour les grandes entreprises.
Autre précision : si un dossier comporte des informations relatives aux certifications, aux qualifications et aux formations, l’entreprise peut démontrer que l’individu embauché était en mesure de remplir son poste en cas d’incident impliquant sa responsabilité (par exemple, en prouvant qu’un transporteur a bien son permis de conduire, ou qu’un salarié donné n’a pas de casier judiciaire).
Les grandes entreprises pouvant parfois se voir accusées de pratiques illégales (favoritisme ou licenciements abusifs, par exemple), le fait de disposer d’un dossier du personnel qui comporte un historique des performances et des sanctions d’un employé constitue un moyen de justifier la validité d’une décision et sa conformité à la législation en vigueur.
Recommandations en matière de gestion des dossiers du personnel
La gestion des dossiers du personnel diffère en fonction des entreprises, mais certaines pratiques identiques sont néanmoins respectées. Une société se doit déjà d’intégrer les informations requises par la loi à ces dossiers, en quantité suffisante, tout en tenant compte du fait que les exigences en la matière peuvent être plus importantes si le nombre d’employés le nécessite.
En plus de se conformer à la loi, les entreprises souhaitant profiter d’un système performant de gestion des dossiers du personnel effectuent également les opérations suivantes :
- Elles identifient les documents devant être ajoutés à ces dossiers : il n’y a pas d’intérêt à ajouter n’importe quel document à un dossier du personnel. Il est préférable de déterminer quels éléments doivent y être insérés pour garantir la conformité à la législation et à la protection de l’entreprise si nécessaire.
- Elles élaborent un planning d’archivage : il n’est pas possible de conserver indéfiniment tous les dossiers du personnel. Certaines lois indiquent la durée pendant laquelle celui d’un employé quittant l’entreprise doit l’être. Après avoir pris ces réglementations en compte, il est possible d’établir un planning d’archivage qui assure la suppression des informations obsolètes et le maintien de celles pertinentes.
- Elles limitent les accès aux dossiers : seuls les individus autorisés doivent pouvoir accéder aux dossiers du personnel. En implémentant des protocoles dédiés, l’entreprise et les employés sont protégés des conséquences potentiellement néfastes d’un emploi inapproprié des données.
- Elles déterminent le format et la méthode de stockage à adopter : les dossiers du personnel peuvent être conservés au format papier dans un classeur, au format numérique (les documents d’origine étant alors scannés) ou en adoptant une méthode qui combine ces deux techniques. Si vous souhaitez instaurer un système réellement efficace, il est essentiel d’identifier le lieu où ils seront stockés, et comment il sera possible d’y accéder. Il existe notamment de nombreux logiciels de comptabilité permettant, par exemple, de rassembler toutes les informations relatives aux paies des employés.
- Elles appliquent des procédures pour optimiser la sécurité et la confidentialité : lors de la collecte d’informations, il est fondamental d’assurer la sécurité et la confidentialité de ces dernières. Qu’il soit question de vérifier que la pièce où se trouvent les dossiers du personnel est bien fermée, ou que la base de données comportant les informations profite des dernières technologies de chiffrement pour empêcher le hacking, il convient de prendre certaines précautions pour préserver les éléments sensibles.
Certains dossiers du personnel doivent-ils être gérés différemment ?
Certains dossiers requièrent l’adoption de mesures de protection particulières en termes de confidentialité. Ils doivent être conservés séparément des autres et davantage sécurisés en limitant drastiquement les accès, et incluent les suivants :
- Les dossiers médicaux : les dossiers médicaux doivent parfois être placés à un autre endroit que les dossiers comportant des informations standard. Ils incluent les résultats obtenus à des tests de dépistage de drogue ou du taux d’alcoolémie, ainsi que des informations relatives aux demandes d’indemnisation, à l’assurance maladie, aux problèmes médicaux ou aux incapacités, ainsi qu’aux visites médicales.
- Les dossiers comportant des données financières : un employeur se doit de protéger les informations financières personnelles et celles ayant trait à la solvabilité (consultées notamment pour établir si l’embauche d’un nouvel employé est possible, ou pour des questions de responsabilité financière).
- Les dossiers créés en cas de plaintes ou poursuites : tout document se rapportant à des plaintes ou poursuites doit être conservé jusqu’à communication de la décision de justice finale.
