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Automatisation des processus dans le cloud

Qu’est-ce que l’automatisation des processus dans le cloud ?

L’automatisation des processus dans le cloud est un procédé qui permet aux entreprises d’optimiser leurs opérations de façon dématérialisée via la dématérialisation et l’utilisation des workflows. Il devient ainsi possible de capturer, de traiter et de stocker numériquement des documents en ligne. Seuls les employés autorisés ont le droit d’accéder à ces contenus. Par le biais d’Internet, les salariés peuvent, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, rechercher, exploiter, enregistrer et analyser en toute sécurité les informations détenues par leur entreprise.

Ce n’est pas tout : la dématérialisation offre aussi la possibilité de transmettre des données en suivant une procédure bien précise et intelligente qui évite de perdre du temps à effectuer des tâches manuelles et répétitives.

L’automatisation des processus dans le cloud garantit les points suivants :

  • Le nombre de saisies manuelles est réduit et il n’est plus nécessaire ni d’archiver des documents de manière individuelle, ni de parcourir d’innombrables papiers pour localiser des informations. Le temps peut donc être consacré à ce qui compte vraiment.
  • Les documents stockés dans le cloud peuvent être chiffrés, horodatés et contrôlés de façon sécurisée. De plus, des règles et exceptions pouvant être définies pour régir l’approbation des documents, seuls les employés et clients concernés sont en mesure d’y accéder, conformément aux exigences de protection et de conformité.
  • L’efficacité des opérations d’une entreprise est décuplée de bien des façons. Tout d’abord, grâce aux saisies automatiques et à l’indexation intelligente, le risque d’erreur humaine est diminué, tout comme les heures passées à taper ou créer des rapports, ou à rechercher des informations. Ensuite, des règles peuvent être programmées afin que les documents soient automatiquement transmis aux bons endroits et aux bonnes personnes, même lorsque celles-ci sont en déplacement ou travaillent à distance.
  • Les solutions cloud évoluent avec votre entreprise, et vous évitent d’avoir à investir dans du nouveau matériel et à remplacer des classeurs physiques. D’autre part, vous pouvez faire le choix d’abandonner le papier et d’ajuster, instantanément et à tout moment, votre espace de stockage numérique et votre bande passante.
  • Les employés peuvent facilement apporter des modifications aux workflows et utiliser en association des systèmes ERP ou CRM existants ou nouveaux.

Comment l’automatisation des processus dans le cloud fonctionne-t-elle ?

L’automatisation des processus dans le cloud s’articule autour de deux éléments essentiels : la gestion des documents et les workflows. Souvent, les opérations impliquant l’utilisation du papier dans les services responsables des ressources humaines, de la comptabilité, des achats, de la facturation, des questions juridiques et de la conformité nécessitent de manipuler une quantité élevée de données, ainsi que de réaliser des tâches répétitives.

Des documents de tous formats et divers processus peuvent dès lors être fusionnés dans un système numérique intégré dont les performances sont renforcées par la puissance des procédés informatiques à disposition.

Gestion des documents

Dans le contexte de l’automatisation des processus dans le cloud, la gestion des documents induit, en premier lieu, la capture intuitive et efficace de ceux-ci. Quel que soit leur type, ils peuvent être scannés ou chargés dans le système basé dans le cloud de votre entreprise. Il peut s’agir d’images, de pièces jointes ou de fichiers XML et Word. Par ailleurs, l’emploi des métadonnées et de la fonctionnalité d’indexation intelligente proposée par DocuWare simplifie la consultation des informations qui peut se faire en combinaison avec d’autres systèmes et bases de données internes. Enfin, vous pouvez configurer des paramètres visant à contrôler les personnes autorisées à consulter et modifier les ressources et, par analogie, à réduire les risques de doublons.

Automatisation des workflows

Lorsqu’ils se trouvent au format électronique et non plus papier, les documents peuvent être automatiquement adressés au destinataire approprié. Vous pouvez, également, être alerté instantanément si vous devez y apporter une modification. Il n’est, par exemple, plus utile d’attendre qu’un responsable soit de retour d’un déplacement pour lui soumettre une facture ; il suffit de l’informer, via son ordinateur portable ou son appareil mobile, qu’elle doit être vérifiée ou approuvée. Tous les documents numériques concernés sont indexés, protégés et consignés en fonction.

Pourquoi l’automatisation des processus dans le cloud est-elle importante ?

Le monde professionnel et la technologie n’ont de cesse de changer de visage. Si l’on souhaite rester compétitif, il est fondamental de se tourner vers les fonctionnalités puissantes et flexibles du cloud. Grâce à l’automatisation des processus dans le cloud, les nombreux problèmes qu’une organisation est susceptible de rencontrer au fil du temps peuvent être résolus. Cette même organisation travaille aussi de façon plus intelligente tout en s’adaptant aux besoins et attentes de ses employés et clients.

L’automatisation des processus dans le cloud vous aide à vous démarquer par les points suivants :

  • Des accès possibles quelle que soit la configuration : lorsque des documents sont capturés et chargés dans le cloud, les salariés peuvent y accéder en toute sécurité, à tout moment et depuis n’importe quel endroit.
  • Des temps de réponse raccourcis : les documents ne sont plus bloqués à certaines étapes.
  • Une meilleure communication : le même document peut être partagé aisément entre plusieurs membres d’équipe, et à cela s’ajoute la réduction du temps passé sur des tâches manuelles qui offre aux employés l’opportunité d’interagir avec les clients et de leur proposer un meilleur service.
  • Des rapports générés à partir de données réelles : les technologies d’apprentissage automatique, comme la fonctionnalité d’indexation intelligente de DocuWare, vous permettent de collecter des informations à partir de multiples types de documents afin de créer des rapports.
  • Des informations fiables et sécurisées : le transfert automatique des documents et l’indexation des données limitent le risque d’erreur humaine et de retards.
  • Des solutions innovantes : le temps et les ressources économisés vont de pair avec une productivité accrue, les employés pouvant se concentrer davantage sur l’examen et la résolution des problèmes.

Dans n’importe quelle société qui compte sur ses effectifs pour prospérer, il est essentiel que les opérations s’exécutent de façon optimale, en particulier lorsqu’elles ont trait à la conformité, aux ressources humaines, aux questions juridiques et à la comptabilité.

En adoptant le cloud et en délaissant les serveurs physiques et tout autre équipement de stockage sur site, une entreprise multiplie ses capacités tout en réduisant les dépenses inutiles. Fini, également, les imprimantes encombrantes et les infrastructures sujettes aux pannes, devant faire l’objet d’une maintenance et dont le fonctionnement dépend de la réalisation fréquente de mises à jour. En résumé, vous minimisez le nombre de vos équipements, mais perfectionnez vos workflows et favorisez l’évolutivité.