Après une phase de benchmark des différentes solutions, le choix de la direction se porte rapidement sur DocuWare pour plusieurs raisons :
- Une solution éprouvée, reconnue sur le marché, disposant d’un support réactif, avec un accompagnement local réalisé par le partenaire dans la région nantaise,
- Une ouverture vers les applications tierces, en particulier les outils comptables et ERP du client, pour être en capacité de lier directement les factures aux devis et bons de livraison, disposer d’un état des lieux et automatiser leur traitement comptable.
- Une large couverture fonctionnelle, permettant la mise en place de formulaires, intégrés dans un flux de validation.
Un an après sa mise en place, les équipes constatent déjà les bénéfices associés à la dématérialisation :
- Des gains de temps sont constatés dans l’enregistrement, la recherche des documents, autrefois stockés dans des bannettes ou des classeurs papier,
- Une lisibilité sur les encours, permettant une meilleure gestion de la trésorerie et un suivi plus efficace du statut des factures (en attente de validation, payé, refusé, etc),
- Un accès partout, depuis les différents sites du groupe, permettant aux utilisateurs suivant leur niveau d’autorisation, de traiter et de valider les documents dans les délais impartis.
Satisfait de l’accompagnement du partenaire intégrateur DocuWare, Xavier Adout souligne sa disponibilité et sa réactivité dans la mise en place des workflows.
A terme, l’entreprise réfléchit à étendre le périmètre fonctionnel de l’outil à la mise en place des formulaires, au rapprochement comptable à la ligne, ou encore à la dématérialisation de procédures qualité, essentielles dans un groupe agro-alimentaire.
