Les arguments décisifs en faveur de DocuWare ont été la mise en place aisée de workflows numériques et l’interface avec le système de comptabilité financière BMD. L’expertise et l’engagement du partenaire DocuWare ainsi que sa proximité régionale avec l’entreprise ont également pesé dans la balance. 

Un traitement numérique des documents, comme sur des roulettes

La GED a d’abord été testée pendant quinze jours avec un workflow dans le service d’ambulance aérienne. DocuWare guide les employés pas à pas dans le calcul du devis, par exemple pour sélectionner les critères nécessaires à la détermination du prix du vol. Une fois toutes les spécifications complétées, un devis est automatiquement créé, envoyé par e-mail et stocké dans l’archive numérique. Après ce test réussi, le partenaire DocuWare a déployé la solution dans le département comptable et dans d’autres services. Environ la moitié des 100 employés ont désormais accès à l'armoire centralisée de documents. Lors du contrôle des factures entrantes, les justificatifs sont d’abord envoyés par e-mail par les prestataires de services au siège d’Innsbruck où ils sont archivés. Les reçus de carte de crédit des pilotes pour les taxes d’aéroport ou les pleins de carburant sont scannés, indexés et également classés. Le workflow commence par l’archivage. Les factures apparaissent d’abord dans la liste des tâches comptables, où elles sont pré-comptabilisées et affectées à des services spécifiques. Par la suite, les managers reçoivent les documents pour vérification. En cas de validation, certaines informations sont renvoyées au service des devis, qui dispose ainsi d’informations actualisées sur les prix pour son prochain calcul. Dans le même temps, les factures sont renvoyées au service comptable pour un contrôle final. Lors de la dernière étape, une interface transfère les documents vers le système de comptabilité financière BDM pour la comptabilisation. Dans certains cas, une transmission supplémentaire au service de facturation a lieu pour la refacturation de postes individuels. 

Les workflows numériques rendent compétitif

Grâce à DocuWare, la communication s’est considérablement améliorée et les flux de travail ont gagné en efficacité et rapidité. Les sources d’erreur ont également pu être réduites, car tout n’est pas enregistré et classé deux ou trois fois. Grâce à l’accès au pool central de documents, tous les employés disposent du même niveau d’information. Cela présente des avantages évidents, par exemple dans la préparation des devis grâce au retour des informations en réseau. Le workflow permet de réagir très rapidement et avec souplesse aux demandes, ce qui rend l’entreprise plus compétitive dans son secteur. Le siège social d’Innsbruck bénéficie également du flux de facturation numérique. Le système offre une meilleure vue d’ensemble de l’état de traitement des factures et des frais supplémentaires, un volume d'affaires qui représente des millions d'euros pour Tyrol Air Ambulance.