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Un établissement d’enseignement de l’Oregon a investi dans une technologie personnalisée pour faciliter le partage de connaissances et d’informations entre le corps enseignant et les étudiants.

Tillamook Bay Community College (TBCC) est un petit établissement agréé, situé sur la côte de l’Oregon, et qui propose des cursus d’études supérieures à des étudiants d’horizons divers. Le personnel est formé en interne et doit suivre la méthode Lean qui permet de trouver des moyens de réduire la perte de temps et le gaspillage de ressources. 

 Lorsque l’établissement a reçu une subvention Title III de 2,5 millions de dollars du ministère de l’éducation américain, son objectif était d’utiliser une partie de cet argent pour améliorer les processus métier.  Il a donc mené une analyse Lean indépendante afin de déterminer les impacts d’une solution électronique de gestion documentaire comme DocuWare. Les résultats ont mis en lumière un gain de temps considérable ainsi qu’une meilleure organisation. Ainsi, l’établissement a retenu DocuWare pour sa flexibilité et ses capacités de personnalisation. 

La solution devait être abordable et facilement intégrable 

TBCC avait besoin d’un système de gestion documentaire abordable avec lequel il soit possible de partager des informations, gérer les inscriptions des étudiants et permettre à la faculté d’accéder rapidement aux dossiers des élèves pour les conseils de classe, de façon digitalisée. La solution devait aussi être facilement adaptable à d’autres services comme les ressources humaines et s’intégrer au logiciel ERP ainsi qu’au système d’information sur les étudiants (Jenzabar). 

 

Pays:
USA
Industrie:
Éducation
Domaine d’utilisation:
Toute l'entreprise
Déploiement:
On-Premises
Integration:
Jenzabar

Notre déploiement de DocuWare a été un véritable succès, notamment en raison de l’excellente collaboration avec notre fournisseur, qui nous a permis d’élaborer une approche graduelle et personnalisée pour la mise en place de la solution et la formation. Cela nous a permis de déployer en continu la solution dans nos services. Grâce à ce processus, nous avons renforcé le développement d’une communauté d’apprentissage autour des documents et de DocuWare au sein de notre établissement.

Ray Hoyt
chef de projet, Tillamook Bay Community College, Tillamook, Oregon (États-Unis)

Numériser, sauvegarder, récupérer et déclencher des workflows

Des workflows numériques ainsi que des dossiers électroniques personnalisés ont été créés. La solution a été déployée dans quatre services sur une période de douze semaines. Le personnel a été formé à scanner, indexer et classer d’anciens documents papier et à importer les nouveaux dossiers par voie électronique directement dans DocuWare. 

« Au fur et à mesure qu’un nouveau service adoptait la solution, nous nous sommes rendus compte que nous étions en train de créer un groupe d’utilisateurs DocuWare en interne qui pouvaient aider les autres services dans le processus », explique Ray Hoyt, chef de projet pour Tillamook Bay Community College. 

Les services en ont immédiatement ressenti les bénéfices. L’efficacité a augmenté car l’ensemble des documents (fichiers de paie, conventions de dotation, documents relatifs aux aides financières, etc.) était classé de façon sécurisée et accessible au personnel autorisé, à des fins de vérification, de récupération et de partage ou pour déclencher des workflows. 

DocuWare était suffisamment utilisable dans les autres services 

TBCC souhaitait fournir à ses enseignants un programme et des lignes directrices standardisées : la solution DocuWare a été adaptée pour répondre à ces exigences.  L’établissement a ainsi évité de travailler à la mise en œuvre d’une solution séparée et a économisé 40 000 dollars. 

Grâce à DocuWare, le service chargé de l’éducation profitait de la flexibilité d’archiver les programmes actuels et dépassés de sorte à garder le lien entre les anciens étudiants et les anciens programmes. La nouvelle initiative commune à l’ensemble de l’établissement consistant à améliorer le soutien aux étudiants a été rendue possible grâce au partage électronique des informations entre les services des étudiants, des aides financières, des inscriptions et des conseillers pédagogiques. 

La dématérialisation s’est effectuée plus vite que prévu 

La solution DocuWare, déployée de manière personnalisée et échelonnée, a très bien fonctionné pour tous les services concernés. « Nous pensions que le déplacement de nos documents dans DocuWare serait un long processus, mais avec la possibilité de personnaliser notre approche, nous avons dépassé notre objectif de documents à dématérialiser sur cinq ans dès la troisième année,  ce qui représente une amélioration de 332 % ! Tout le monde était vraiment content », affirme Ray Hoyt. 

Nous pensions que le transfert de nos documents du mode papier vers le digital serait long. Au final, nous avons dépassé notre objectif de documents à dématérialiser sur cinq ans dès la troisième année, ce qui représente une amélioration de 332 % !

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