Études de cas: Administration publique

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Le projet de construction du tunnel de Rosenstein exige un effort de coordination et d’organisation accru. Les responsables de Stuttgart, capitale régionale, utilisent un concept moderne de cloud pour la GED, qui sert de salle de projet virtuelle.

Grâce à DocuWare, le service des travaux publics de Stuttgart dispose d’une plateforme qui informe quotidiennement toutes les parties prenantes du projet du tunnel de Rosenstein de l’état d’avancement de ce dernier.

 

Maître d’ouvrage responsable de la réalisation de ce grand projet, le service des travaux publics de la capitale régionale fait face à une tâche colossale. D’une longueur totale de 1 300 mètres, la structure passe sous le parc Rosenstein et une partie du jardin zoologique et botanique Wilhelma.

Un élément essentiel du projet de construction est le démantèlement des zones de circulation existantes, qui seront remplacées par des espaces verts, ce qui soulagera les riverains de l’accès aux berges du Neckar. Lancé en 2013, le projet devrait s’achever en 2020 et a été planifié de sorte à respecter au maximum l’environnement. Des archives numériques devraient permettre au service des travaux publics et aux bureaux d’ingénieurs chargés de la direction et du contrôle des travaux d’accéder quotidiennement à tous les documents pertinents. Chaque partie prenante disposant de son propre réseau informatique sécurisé, ce qui limite sensiblement l’échange de données, il n’a pas été question d’installation locale sur site.

Pays:
Allemagne
Industrie:
Administration publique
Domaine d’utilisation:
Marketing |Administration |Service client
Déploiement:
Cloud

La portée du projet de construction est inédite pour notre service, à la fois au niveau des enjeux techniques et du volume considérable de documents qui découlent du déroulement de la construction et qui doivent être échangés et archivés. Un système de GED était indispensable.

Gerd Schwertner
direction du projet de tunnel routier et construction du tunnel, Stuttgart (Allemagne), capitale de Land, Office du génie civil

Une construction souterraine très efficace

DocuWare Cloud a été implémenté par un partenaire DocuWare expert du secteur de la construction. Depuis mai 2015, les parties prenantes du projet utilisent le système de GED de façon productive. Au cours des cinq premiers mois seulement, près de 4 000 documents de plusieurs pages ont été ajoutés aux archives numériques, dont 1 500 dataient de 2013 et 2014. Ces derniers étaient au format papier, ils ont donc été scannés et archivés de façon structurée. Cette numérisation a été réalisée à l’aide d’appareils multifonctions puissants dont disposait le service des travaux publics. Le fonds documentaire est essentiellement composé de documents au format papier reçus par voie électronique ou par la poste et intégrés au système par toutes les parties prenantes. Chaque semaine, plus de 100 nouveaux documents sont archivés selon des critères de classement élaborés de concert et clairement définis. Pour la numérisation des présentations graphiques et des plans de projet et de construction de grand format, les parties prenantes ont la possibilité de recourir aux services de la division spécialisée « Reproduction » du service des travaux publics, qui dispose de scanners spécifiques adaptés.

Une bonne acceptation malgré le scepticisme initial

Pour la trentaine de personnes qui travaillent au contrôle et à la direction des travaux, ainsi qu’au service des travaux publics, et qui utilisent la solution cloud de façon active, le système de GED représente désormais une plateforme d’informations indispensable. Certaines réunions rassemblent toutes les parties prenantes, y compris les entreprises externes, sur site dans les bureaux du chantier. Là aussi, les archives sont extrêmement utiles, car elles permettent aux participants d’accéder aux comptes rendus, à la correspondance et aux plans du projet. Malgré un certain scepticisme initial, la solution a progressivement été acceptée jusqu’à devenir une salle de projet basée sur le cloud.

L’utilisation de DocuWare Cloud permet d’éviter des interventions complexes et parfois coûteuses au niveau des infrastructures informatiques existantes. En outre, la solution basée sur le cloud permet de maîtriser les coûts avec exactitude et offre une grande flexibilité grâce à la capacité d’intégration. Suite à cette expérience positive et face à la complexité croissante de ce grand projet de construction, les responsables envisagent d’étendre la solution.

Sans la création d’archives numériques, il serait impossible de gérer nos volumes considérables de documents.

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