Études de cas: Distribution / Grossiste

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Chez Sport Baumann, à Appenzell, une gestion électronique des documents basée sur le cloud a radicalement simplifié le travail administratif. Désormais, la comptabilité est prise en charge par des processus optimisés.

Sports d’hiver, randonnée, fitness ou course à pied... Chez Baumann, chaque client peut bénéficier de conseils personnalisés : une priorité pour cette structure familiale créée en 1971, et un avantage concurrentiel décisif par rapport aux grands magasins de sport. Cette entreprise, dont la réussite s’inscrit dans la durée, mise depuis toujours sur l’innovation. C’est aujourd’hui le travail administratif qu’elle a souhaité moderniser, en adoptant une gestion électronique des documents (GED), pour des flux de travail optimisés.

Afin de remédier à une gestion des factures aussi complexe que chronophage, l’entreprise Sport Baumann s’est décidée à dématérialiser sa gestion des documents. Sous franchise avec Intersport, elle reçoit deux fois par mois le relevé des paiements, dans lequel chaque article doit être rapproché de la facture correspondante. Cette opération fastidieuse prenait généralement une à deux heures de travail. Le manque d’espace devenait par ailleurs très problématique. Pour un archivage conforme aux dispositions légales, il aurait fallu louer des locaux supplémentaires. L’entreprise a donc souhaité passer au numérique et a demandé à DocuWare de lui présenter les possibilités d’application d’un tel système. L’expertise et les solutions complètes proposées par DocuWare ont rapidement convaincu Sport Baumann. Le choix d’une gestion basée sur le cloud s’est par ailleurs imposé de lui-même dans la mesure où Sport Baumann ne disposait pas de l’infrastructure technique nécessaire. Sans compter qu’il n’y avait pas de place pour des serveurs supplémentaires.

Pays:
Suisse
Industrie:
Distribution / Grossiste
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Contrôle de gestion
Déploiement:
Cloud
Integration:
SAGE

DocuWare nous permet d’accéder à tout moment à l’ensemble des documents, depuis n’importe quel poste. La GED est devenue indispensable pour notre activité. Nous souhaitons étendre son utilisation dans l’entreprise, notamment dans les flux de travail. Grâce à notre partenaire DocuWare, nous disposons immédiatement de solutions dès que de nouvelles problématiques apparaissent.

Karin Baumann
Directrice générale de Sport Baumann, à Appenzell, en Suisse

Contrôles par workflow numérique

Il n’a fallu qu’une seule soirée, après la fermeture, pour l’installation, la mise en service et la formation des employés. Dès le lendemain matin, le service comptable a pu commencer à utiliser le système. Dans un premier temps, l’enregistrement a porté sur les factures fournisseurs et les bons de livraison, puis ce fut au tour des factures clients, des contrats et des rapports d’entretiens avec les employés. Aujourd’hui, un flux de travail permet de vérifier rapidement chacune des factures fournisseurs. Un autre a pour but de contrôler les factures globales de la société Intersport. Ainsi, toutes les factures entrantes sont d’abord scannées, indexées automatiquement par DocuWare et classées en deux catégories, « Paiement Baumann » ou « Intersport ». Elles sont ensuite archivées conformément aux règles comptables pour apparaître dans les différentes listes de tâches. Dans le cas d’une facture classique, le document est transmis, après vérification par le service comptable, au responsable externe du paiement, qui est également intégré dans le flux de travail. Grâce aux tampons numériques, tous les processus sont documentés avec précision. Les factures Intersport, quant à elles, doivent être associées aux bons de livraison correspondants. À réception de la facture globale, le système DocuWare compare le relevé des paiements au format CSV avec les références et les montants des factures existantes. Il transfère ensuite les différences éventuelles directement au service comptable. Les erreurs de paiement sont ainsi quasiment impossibles et les vérifications manuelles ne sont plus nécessaires.

Un gain de temps pour le service clients

Le rapprochement automatique des factures avec les relevés de paiement permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi beaucoup de temps. De plus, la réglementation peut être mieux respectée, par exemple dans le cas de contrôles inopinés de la TVA. Alors que les experts en fiscalité devaient autrefois consulter une vingtaine de dossiers, tous les documents nécessaires sont aujourd’hui disponibles en quelques clics. Grâce à cette rapidité d’accès aux documents, Sport Baumann peut aussi offrir une meilleure qualité de service aux nombreux clubs sportifs faisant partie de sa clientèle. Tous les échanges avec les clubs sont en effet stockés dans l’archivage centralisé. La recherche en plein texte permet d’accéder immédiatement à tous les détails relatifs aux équipements en cas de renouvellement de commandes.

Grâce à la GED, le rapprochement des factures avec les paiements est automatique, rapide et sûr. Notre taux d’erreur est aujourd’hui égal à zéro ! Autrefois, nous devions tout d’abord sortir toutes les factures une à une pour effectuer ce rapprochement, puis les classer à nouveau.

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