Contrôles par workflow numérique
Il n’a fallu qu’une seule soirée, après la fermeture, pour l’installation, la mise en service et la formation des employés. Dès le lendemain matin, le service comptable a pu commencer à utiliser le système. Dans un premier temps, l’enregistrement a porté sur les factures fournisseurs et les bons de livraison, puis ce fut au tour des factures clients, des contrats et des rapports d’entretiens avec les employés. Aujourd’hui, un flux de travail permet de vérifier rapidement chacune des factures fournisseurs. Un autre a pour but de contrôler les factures globales de la société Intersport. Ainsi, toutes les factures entrantes sont d’abord scannées, indexées automatiquement par DocuWare et classées en deux catégories, « Paiement Baumann » ou « Intersport ». Elles sont ensuite archivées conformément aux règles comptables pour apparaître dans les différentes listes de tâches. Dans le cas d’une facture classique, le document est transmis, après vérification par le service comptable, au responsable externe du paiement, qui est également intégré dans le flux de travail. Grâce aux tampons numériques, tous les processus sont documentés avec précision. Les factures Intersport, quant à elles, doivent être associées aux bons de livraison correspondants. À réception de la facture globale, le système DocuWare compare le relevé des paiements au format CSV avec les références et les montants des factures existantes. Il transfère ensuite les différences éventuelles directement au service comptable. Les erreurs de paiement sont ainsi quasiment impossibles et les vérifications manuelles ne sont plus nécessaires.
Un gain de temps pour le service clients
Le rapprochement automatique des factures avec les relevés de paiement permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi beaucoup de temps. De plus, la réglementation peut être mieux respectée, par exemple dans le cas de contrôles inopinés de la TVA. Alors que les experts en fiscalité devaient autrefois consulter une vingtaine de dossiers, tous les documents nécessaires sont aujourd’hui disponibles en quelques clics. Grâce à cette rapidité d’accès aux documents, Sport Baumann peut aussi offrir une meilleure qualité de service aux nombreux clubs sportifs faisant partie de sa clientèle. Tous les échanges avec les clubs sont en effet stockés dans l’archivage centralisé. La recherche en plein texte permet d’accéder immédiatement à tous les détails relatifs aux équipements en cas de renouvellement de commandes.
