Une croissance soutenue grâce à la digitalisation
L’entreprise vise une expansion rapide : le site web a été lancé le 1er juillet 2024, et six mois plus tard, plus de 3 000 commandes étaient déjà enregistrées. Environ 1 000 véhicules circulent actuellement, et l’objectif est d’atteindre 4 000 d’ici fin 2025. Pour accompagner cette croissance, tous les processus – internes comme externes – doivent être digitalisés au maximum : un principe fondamental de l’entreprise.
Dès le départ, deux extensions ont été intégrées à l’environnement DocuWare Cloud : l’utilisation d’Intelligent Document Processing, et la mise à disposition des documents importants via un portail client. Ce portail joue un rôle clé dans la gestion des relations clients, notamment pour le traitement des infractions routières avec les véhicules loués. Même pour des processus classiques de numérisation, comme le traitement des factures entrantes, l’IA d’IDP permet d’extraire et de classer automatiquement les informations pertinentes.
Des défis pour la reconnaissance automatique
La gestion des amendes et infractions représente un vrai défi pour les outils de reconnaissance, car il n’existe pas de formulaire standard en Allemagne : chaque administration utilise ses propres documents. Le logiciel doit donc extraire les informations clés liées à l’infraction et au véhicule, puis les croiser avec les données du CRM (HubSpot) pour identifier le conducteur concerné et transmettre les informations à l’autorité compétente. En parallèle, le client reçoit une notification.
La réception numérique des factures a été intégrée au système dès le début, et était opérationnelle seulement deux mois après le lancement de l’entreprise. Selon le montant, les factures passent par un circuit de validation à deux ou trois niveaux, puis sont traitées via un workflow numérique avant d’être archivées dans DATEV. Si les factures arrivent presque exclusivement par voie électronique (e-mail ou format Zugferd), les amendes, elles, sont encore souvent envoyées par courrier. Elles sont alors numérisées avec un scanner haute performance. Aujourd’hui, la solution IDP atteint un taux de reconnaissance impressionnant, supérieur à 90 %, lors de la lecture des scans.
Un portail client pour une transparence totale
L’armoire numérique est au cœur du processus commercial. Une vingtaine de types de documents – commandes, contrats, contraventions, cartes de stationnement, certificats d’immatriculation, permis de conduire, rapports d’accident, expertises – y sont centralisés. Ces documents pilotent aussi bien les processus internes que les échanges avec les clients. Grâce au portail client, et bientôt à une application mobile, les utilisateurs accèdent directement à leurs documents. Un service entièrement digitalisé, synonyme de transparence maximale et de gain d’efficacité.
