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Études de cas: Industrie
Découvrez d’autres références de clientsAfin d’accompagner sa croissance et d’entamer une démarche éco-responsable, la direction d’Ascoval entame sa transformation digitale avec la dématérialisation de ses 8000 factures entrantes.
Disposant d’un outil industriel de premier rang, l’aciérie a produit 275 000 tonnes d’acier en 2021, en forte augmentation par rapport à 2020 (78 000 tonnes). Saarstahl Ascoval a l’ambition de devenir la référence européenne dans la production d’acier vert (« Greenstel »). Sa capacité de production sera encore multipliée par deux d’ici 2023, pour faire face à la forte demande dans ce domaine.
Reprise à l’été 2021 par le groupe allemand Saarstahl, Ascoval emploie actuellement 330 personnes sur le site de Valenciennes, au carrefour des principales routes européennes.
La croissance de l’entreprise amène l’entreprise à repenser son organisation interne et à entamer une démarche de transformation digitale.
Un des chantiers prioritaires de cette transformation démarre avec la dématérialisation des factures entrantes.
Quelques mois seulement après le déploiement de DocuWare, nos équipes comptables perçoivent déjà les bénéfices de la dématérialisation : des gains de temps et de productivité ont été réalisés dans la réception et le traitement de nos 8000 factures entrantes .
Jean-Luc Nowak
CFO, Saarstahl Ascoval, Saint-Saulve (France)
Sa direction financière décide alors de s’équiper fin 2020 d’une solution de digitalisation des factures. Cette démarche répond à plusieurs objectifs :
Avec une moyenne de 900 factures saisies par mois, soit 8000 factures par an, l’équipe comptable a vu son travail doubler en l’espace de 2 années, sous l’effet de la forte reprise de l’activité de l’aciérie. Auparavant, les factures, majoritairement envoyées par e-mail devaient être imprimées, puis saisies à la main et archivées dans des armoires physiques. Cette organisation engendrait des frais d’impression, de traitement et de stockage conséquents, sans compter la perte de temps, le risque d’erreur et d’oublis de documents engendrés par le papier.
Après une phase d’étude de marché et d’analyse de 4 solutions concurrentes, le choix de la direction se porte sur DocuWare début 2021 pour plusieurs raisons :
Quelques mois seulement après le déploiement de la solution, les équipes comptables perçoivent déjà les bénéfices de la dématérialisation avec DocuWare : des gains de temps et de productivité ont été réalisés dans la réception et le traitement des factures. Les pertes de documents et le stockage dans les armoires physiques appartiennent désormais au passé. La traçabilité et la fluidité des échanges sont également améliorées, avec un statut clair apposé sur les documents au moyen de tampons. « Dès que nous avons un problème de flux interne, nous mettons en place des actions correctives », précise Jean-Luc Nowak. « DocuWare nous apporte davantage de traçabilité au niveau comptable pour les relances », ajoute t’il.
Très satisfait de DocuWare, la direction envisage désormais d’étendre le périmètre de la solution à l’archivage des documents achats et à la dématérialisation des documents liés à la facture pour améliorer la piste d’audit fiable. D’autres types de documents, de types contrats et archives qualité devraient suivre dans un futur proche, l’entreprise étant engagée dans une démarche QHSE.