Sa direction financière décide alors de s’équiper fin 2020 d’une solution de digitalisation des factures. Cette démarche répond à plusieurs objectifs :
- une démarche environnementale, visant à réduire l’usage du papier et son stockage, en digitalisant dans un premier temps les 8 000 factures entrantes de l’entreprise,
- la recherche de gains de productivité pour l’équipe finance, composée du CFO, d’une Responsable Comptable, de 2 comptables et d’un contrôleur de gestion, permettant de réduire les temps de traitement des factures pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée,
- le gain de temps dans la recherche et la traçabilité des factures, notamment lors des audits financiers réalisés par les commissaires aux comptes.
Avec une moyenne de 900 factures saisies par mois, soit 8000 factures par an, l’équipe comptable a vu son travail doubler en l’espace de 2 années, sous l’effet de la forte reprise de l’activité de l’aciérie. Auparavant, les factures, majoritairement envoyées par e-mail devaient être imprimées, puis saisies à la main et archivées dans des armoires physiques. Cette organisation engendrait des frais d’impression, de traitement et de stockage conséquents, sans compter la perte de temps, le risque d’erreur et d’oublis de documents engendrés par le papier.
Après une phase d’étude de marché et d’analyse de 4 solutions concurrentes, le choix de la direction se porte sur DocuWare début 2021 pour plusieurs raisons :
- Son interfaçage avec SAP, l’ERP du client
- Son ergonomie, intuitive et facile à prendre en main par les équipes, très tôt mobilisées sur le projet
- La relation de confiance et de proximité avec le distributeur intégrateur DocuWare, sa bonne compréhension des attentes et la qualité des présentations réalisées.
Quelques mois seulement après le déploiement de la solution, les équipes comptables perçoivent déjà les bénéfices de la dématérialisation avec DocuWare : des gains de temps et de productivité ont été réalisés dans la réception et le traitement des factures. Les pertes de documents et le stockage dans les armoires physiques appartiennent désormais au passé. La traçabilité et la fluidité des échanges sont également améliorées, avec un statut clair apposé sur les documents au moyen de tampons. « Dès que nous avons un problème de flux interne, nous mettons en place des actions correctives », précise Jean-Luc Nowak. « DocuWare nous apporte davantage de traçabilité au niveau comptable pour les relances », ajoute t’il.
Très satisfait de DocuWare, la direction envisage désormais d’étendre le périmètre de la solution à l’archivage des documents achats et à la dématérialisation des documents liés à la facture pour améliorer la piste d’audit fiable. D’autres types de documents, de types contrats et archives qualité devraient suivre dans un futur proche, l’entreprise étant engagée dans une démarche QHSE.
