Auparavant, les documents de la société étaient archivés dans des dossiers papier, ce qui n’était pas satisfaisant pour l’entreprise, qui se doit de respecter des procédures qualité très strictes, avec la certification ISO 9001.
Désormais, l’archivage est réalisé dans l’armoire numérique DocuWare. Les documents (commandes, contrats, ordres de fabrication, bons de livraison, documents douaniers, etc) sont centralisés, sécurisés, et en conformité avec les réglementations ISO. La validation est réalisée via le système de workflows numériques entre les différents services.
Dès réception d’une nouvelle commande, l’administration des ventes reçoit une alerte. La commande est envoyée dans DocuWare, les articles sont créés et l’ordre de fabrication est donné. Une facture est ainsi éditée et envoyée dans l’ERP Divalto.
La société exportant ses marchandises dans le mondier entier et en particulier en Europe, une déclaration d’échanges de biens est ainsi demandée par le service des douanes. DocuWare facilite cette déclaration avec la centralisation et la dématérialisation de l’ensemble des documents nécessaires à cette tâche : aucun document n’est oublié, et des alertes sont activées si une pièce justificative venait à manquer.
DocuWare apporte ainsi un gain de temps dans les recherches, une sécurisation et une meilleure traçabilité des documents, essentielles dans l’activité de la société à l’export, et dans le cadre du respect de la réglementation ISO9001.
Mise en place fin 2019, la solution DocuWare a apporté une véritable valeur ajoutée à la PME, alors que la France traversait la crise sanitaire et basculait dans un confinement généralisé en mars 2020. La société n’a connu aucune interruption de son activité et a pu poursuivre ses processus en télétravail. « Nous avons eu beaucoup de chance d’avoir DocuWare, nous avons pu continuer à travailler comme si de rien n’était » précise Charlène Garnier.
Enfin, l’accompagnement du distributeur partenaire DocuWare, présent à chaque étape, et toujours réactif, a été très apprécié.
