Après une analyse approfondie des principaux acteurs du marché, la solution DocuWare a été retenue pour sa modularité, son évolutivité et sa compatibilité avec le système d’information existant. L’objectif principal consistait à mettre en place une solution GED capable de s’interfacer avec le système DBS de Porsche pour permettre une gestion fluide et centralisée des processus d’administration des ventes, tant pour les véhicules neufs que pour les véhicules d’occasion. Après des études techniques, fonctionnelles, un POC et un test des API, Porsche Distribution a sélectionné DocuWare pour plusieurs raisons :
- La couverture fonctionnelle de la solution, incluant les fonctionnalités de LAD-RAD, la visionneuse, le connecteur Outlook, mais aussi son ouverture sur les outils métier avec les API,
- La possibilité de disposer d’un portail aux couleurs de Porsche Distribution, afin d’améliorer l’expérience utilisateur, élément capital pour s’approprier l’outil, pour un public qui n’est pas nécessairement familiarisé à l’outil informatique,
- Une solution modulaire permettant un déploiement par lots,
- La légitimité de DocuWare sur le marché avec une place de leader sur le segment de la GED/ECM
Quelques mois après l’implémentation de la solution, les bénéfices constatés sont déjà nombreux pour la filiale Distribution du groupe automobile :
Un parcours client optimisé
Pour Porsche, offrir une expérience client exceptionnelle est une priorité afin de répondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme. La gestion administrative des ventes joue un rôle prépondérant en influençant directement les délais de vente et, par conséquent, la production des véhicules. En allégeant cette charge administrative grâce aux outils d’automatisation de DocuWare, Porsche Distribution optimise la gestion des étapes nécessaires au lancement de la production. Cela permet de réduire le délai entre la commande et la livraison, un enjeu central pour accélérer le processus de vente des véhicules.
Un meilleur pilotage des actions
Porsche a choisi DocuWare pour optimiser ses processus d’administration des ventes et offrir au chef des ventes un véritable tableau de bord en temps réel. Grâce à cette solution, le taux d’avancement des ventes de véhicules est suivi de manière précise, permettant de détecter rapidement les points de blocage. Les commerciaux sont automatiquement alertés et des workflows dédiés déclenchent les actions correctives nécessaires. Cette approche a permis à Porsche Distribution de renforcer sa réactivité et d’adapter efficacement ses processus selon les situations rencontrées, garantissant une meilleure performance globale.
Une Interface utilisateur « user friendly » au design Porsche
Grâce au portail Meylly couplé à DocuWare, les utilisateurs profitent d'une ergonomie intuitive qui simplifie la conduite du changement. Chaque utilisateur peut accéder à des indicateurs personnalisés en fonction des droits qui lui sont attribués. Cette approche permet de répondre efficacement aux besoins des différents métiers, offrant une expérience de travail fluide et ergonomique, tout en s'appuyant sur la robustesse technique et fonctionnelle de DocuWare.
Les résultats sont significatifs :
- Réduction de la charge administrative grâce à l’automatisation des processus.
- Conformité renforcée avec les audits constructeur.
- Fiabilisation du suivi des dossiers de vente et sécurisation des données clients.
Ce projet a reçu le trophée « Digital Leader Award 2024 » récompensant les projets DocuWare les plus innovants au niveau mondial.
