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Études de cas: Distribution / Grossiste

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ObjetRama, leader français de la vente à distance d’objets publicitaires aux entreprises choisit DocuWare pour le traitement de ses factures fournisseurs.

Créé en 2003, ObjetRama est aujourd’hui leader français de la vente à distance d’objets publicitaires, avec plus de 75000 clients et 48000 commandes passées en 2019. Basée en Alsace, la société compte plus de 90 employés et adresse le marché des entreprises, des associations et des administrations.

C’est en se rendant dans le service comptabilité de l’entreprise un matin, et visualisant une montagne de factures papiers sur les bureaux de ses collaborateurs, que son dirigeant, Antoine Aranda, a pris conscience de la nécessité de dématérialiser les factures de l’entreprise.

Plusieurs objectifs à cela :

  • Réaliser des gains de temps dans la saisie et le traitement des 30000 factures annuelles
  • Faire des économies dans le stockage et l’impression des documents
  • Disposer d’une meilleure visibilité et de fluidité dans les processus de traitement des factures, afin de s’assurer qu’elles soient réglées en temps et en heure

Abandonner le papier au profit du digital

Auparavant, toutes les factures de l’entreprise arrivaient par email et étaient ensuite imprimées, puis traitées manuellement par les équipes comptables. Ce processus était particulièrement chronophage, encombrant et peu écologique. Le choix se porte alors sur l’adoption d’une solution de dématérialisation des factures par la direction.  DocuWare est retenu à l’issue d’une sélection entre plusieurs prestataires de GED. La qualité des échanges lors des démonstrations avec le Directeur Régional, Nicolas Ulrich, et la prise en compte de l’ensemble des besoins client par l’équipe Professional Services de DocuWare est saluée par Antoine Aranda.

Pays:
France
Industrie:
Distribution / Grossiste
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Direction Générale |Services généraux
Déploiement:
Cloud
Integration:
Sage

Avec DocuWare, nos factures sont scannées, indexées, imputées et transférées dans notre ERP Sage en moins de 5 minutes. Cela fait gagner un temps précieux à mes équipes !

Antoine Aranda
Directeur Général, ObjetRama, Reichstett (France)

L’interface de DocuWare, « simple, sans être simpliste » et son efficacité, notamment avec la fonctionnalité d’indexation intelligente, permettant d’éviter la double saisie avec la reconnaissance automatique des caractères, est unanimement appréciée par les équipes. « Cela leur fait gagner du temps dans le traitement et évite les erreurs ». DocuWare offre également une meilleure fluidité dans les différentes étapes de traitement et de validation des factures. Avec l’archivage centralisé et le système d’alertes, aucune facture n’est perdue, oubliée ou réglée en retard. Cela s’avère capital pour l’activité de grossiste d’ObjetRama, qui repose sur une multitude de fournisseurs, principalement des TPE/PME. Désormais, les factures sont scannées, traitées et imputées automatiquement avec le bon code fournisseur, puis transférées directement dans Sage en moins de 5 minutes, grâce à l’interconnexion entre DocuWare et l’ERP.

L’application mobile et l’utilisation dans le cloud pour une utilisation partout, à tout moment de la journée

L’application mobile DocuWare est également utilisée par la direction pour scanner les notes de frais (notes de restaurant, d’essence) en déplacement. Elles sont alors directement envoyées et prises en charge par la comptabilité. DocuWare s’avère également très utile pour son utilisation en télétravail. En période de confinement, DocuWare est utilisé à distance par les équipes comptables et permet ainsi la continuité des activités comptables. L’utilisation de DocuWare Cloud, sur site et en mobilité est saluée par la direction, qui apprécie la disponibilité de l’outil, partout et à tout moment de la journée. « Nous n’avons jamais connu d’interruption avec DocuWare, souligne Antoine Aranda. »

Quelques mois seulement après son adoption, DocuWare est plébiscité par l’ensemble des équipes et un retour au papier n’est plus envisageable. « Mes équipes se sont rapidement familiarisées avec l’outil et ne peuvent plus s’en passer !» précise Antoine Aranda. La direction souhaite désormais étendre le périmètre de l’application à son service des Ressources Humaines, pour la gestion des dossiers et des contrats RH des collaborateurs.

Le Cloud nous permet d’avoir une application disponible, partout, à tout moment, en télétravail et en mobilité.

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