L’interface de DocuWare, « simple, sans être simpliste » et son efficacité, notamment avec la fonctionnalité d’indexation intelligente, permettant d’éviter la double saisie avec la reconnaissance automatique des caractères, est unanimement appréciée par les équipes. « Cela leur fait gagner du temps dans le traitement et évite les erreurs ». DocuWare offre également une meilleure fluidité dans les différentes étapes de traitement et de validation des factures. Avec l’archivage centralisé et le système d’alertes, aucune facture n’est perdue, oubliée ou réglée en retard. Cela s’avère capital pour l’activité de grossiste d’ObjetRama, qui repose sur une multitude de fournisseurs, principalement des TPE/PME. Désormais, les factures sont scannées, traitées et imputées automatiquement avec le bon code fournisseur, puis transférées directement dans Sage en moins de 5 minutes, grâce à l’interconnexion entre DocuWare et l’ERP.

L’application mobile et l’utilisation dans le cloud pour une utilisation partout, à tout moment de la journée

L’application mobile DocuWare est également utilisée par la direction pour scanner les notes de frais (notes de restaurant, d’essence) en déplacement. Elles sont alors directement envoyées et prises en charge par la comptabilité. DocuWare s’avère également très utile pour son utilisation en télétravail. En période de confinement, DocuWare est utilisé à distance par les équipes comptables et permet ainsi la continuité des activités comptables. L’utilisation de DocuWare Cloud, sur site et en mobilité est saluée par la direction, qui apprécie la disponibilité de l’outil, partout et à tout moment de la journée. « Nous n’avons jamais connu d’interruption avec DocuWare, souligne Antoine Aranda. »

Quelques mois seulement après son adoption, DocuWare est plébiscité par l’ensemble des équipes et un retour au papier n’est plus envisageable. « Mes équipes se sont rapidement familiarisées avec l’outil et ne peuvent plus s’en passer !» précise Antoine Aranda. La direction souhaite désormais étendre le périmètre de l’application à son service des Ressources Humaines, pour la gestion des dossiers et des contrats RH des collaborateurs.