En 2022, il lui a été confié le projet d’améliorer le système documentaire existant. C’est dans ce cadre qu’elle s’est mise en quête d’un logiciel de gestion documentaire, afin de s’assurer du suivi et du respect des exigences internes en accord avec la norme NF EN ISO/IEC 17025, selon laquelle le laboratoire est accrédité. La gestion documentaire « papier » présentait en effet des limites en termes de classement, d’accessibilité, d'archivage et de sécurité des documents. Ces contraintes entraînaient une perte de temps, des erreurs dans le traitement de l'information, et potentiellement le risque de non-conformités liées à l’utilisation de documents « obsolètes ».
A la suite d’échanges avec d'autres laboratoires confrères utilisant déjà une GED, ce type de solution s'est rapidement imposée comme une évidence. Après avoir démarché plusieurs fournisseurs, le choix de MICROLAB s’est porté instinctivement vers DocuWare. En effet, la solution proposée semblait la mieux adaptée à l’activité de la société et aux contraintes liées à l’accréditation. Par ailleurs, l’interface intuitive et ergonomique de DocuWare, sa certification NF EN ISO 9001, ont penché favorablement en faveur de l’outil. La mise en production de la GED a eu lieu en septembre et à ce jour, près de 500 documents ont été dématérialisés dans DocuWare. L’automatisation du processus de gestion documentaire via les Workflows a permis un gain de temps significatif dans les étapes de validation des documents : rédaction, vérification, approbation et diffusion.
De plus, le laboratoire étant labellisé ENVOL depuis 2018 (Engagement Volontaire de l’Entreprise pour l’Environnement) et soucieux de ses engagements en matière de thématiques environnementales, la gestion documentaire via la GED va aider MICROLAB à réduire sa consommation de papier et d'impressions.
En résumé, la GED DocuWare a apporté des bénéfices significatifs en termes d’engagement RSE, mais également des gains de temps dans la recherche et le suivi des documents, une sécurité renforcée et une mise en conformité aux normes d’archivage des données, éléments essentiels dans le secteur d’activité où évolue MICROLAB.
*Le COFRAC, ou Comité Français d’Accréditation, est l'organisme national français chargé d'accréditer les structures qui réalisent des activités d'évaluation de la conformité. Ces activités incluent des inspections, des essais, des analyses, des certifications, ou encore l’étalonnage de matériels.
