Avec un volume de 5000 factures annuelles et des processus de validation impliquant 15 intervenants sur 2 sites distincts, cette solution prend tout son sens. Il s’avère primordial de s’affranchir rapidement du papier, afin de simplifier et d’accélérer les circuits de validation. Le gain de temps dans le traitement des factures est également un critère important dans le choix d’une solution GED et workflow.

Bruno Cirade fait dans un premier temps appel aux services de son éditeur d’ERP, mais la solution montrée en démonstration ne répond pas à ses attentes, car trop éloignée d’une GED. Il souhaite alors faire appel aux services d’un véritable éditeur de gestion documentaire et réaliser des développements spécifiques, afin que la solution retenue réponde complètement aux besoins de son service comptable. Le choix se porte alors sur DocuWare et son puissant système de workflows. La solution est rapidement adoptée par le service comptable et sa prise en main relativement aisée.

L’accompagnement du distributeur DocuWare, sa disponibilité et sa réactivité sont reconnues par les équipes et contribuent grandement à l’adoption et à la réussite du projet en interne. Les fonctionnalités telles que la recherche « Full Text », les entrées d’index ou encore la reconnaissance automatique des caractères « Intelligent Indexing » de DocuWare sont plébiscitées par la comptable. « DocuWare nous fait gagner 40% de temps de traitement de nos factures par rapport au papier » indique t-elle. Nous ne perdons plus de temps dans les recherches et le classement des factures. Enfin, nous réglons nos fournisseurs en temps et en heure.

Très satisfaite de DocuWare, la Direction de l’établissement souhaite désormais étendre le périmètre de la solution aux services RH, pour la digitalisation des dossiers employés et la signature électronique des contrats de travail en 2021.