Auparavant, chaque agence recevait et traitait les courriers, ce qui engendrait des temps de traitement relativement longs et une absence d’harmonisation des pratiques, chaque site ayant sa propre méthodologie. En 2022, la direction décide de centraliser la réception de l’ensemble des flux sur son siège de Rouen. L’objectif : diminuer les temps de traitement du courrier et augmenter la satisfaction clients.
Il est décidé de remplacer la solution de GED actuelle, obsolète et peu fonctionnelle par une solution plus intuitive, plus stable et souple d’utilisation. Lors du salon Solutions, l’équipe se met en quête d’un nouvel outil et rencontre l’équipe DocuWare. Le professionnalisme des équipes et du partenaire, leur connaissance métier convainquent les équipes de faire appel à DocuWare lors de l’appel d’offres début 2024. A l’issue de la soutenance, la solution DocuWare est retenue pour son ergonomie, son large spectre fonctionnel et son interopérabilité avec les outils métier : scanner OPEX et l’ERP du groupe Primaé.
DocuWare est jugé plus intuitif, plus ergonomique, rapide et stable que l’ancienne GED. La possibilité d’ajouter des commentaires sur les documents est notamment appréciée. La mise en place du projet s’est étalée sur une période de 8 mois, avec une transition opérée en douceur parmi les équipes. Le partenaire intégrateur DocuWare est intervenu à toutes les étapes du projet et est salué pour son professionnalisme et sa réactivité. « Il est l’interlocuteur principal du projet et se montre toujours disponible et réactif », précise Stéphanie Tranchard.
Très rapidement, des bénéfices sont constatés : les délais de traitement sont réduits, les flux sont traités dans la journée « c’est un gain de temps considérable, l’équivalent de 5% de gains de productivité et une baisse des délais de traitement ont pu être constatés», souligne Adeline Colungo.
A l’issue de cette première phase de déploiement, les équipes utilisent la solution au quotidien et se sont totalement approprié l’outil. . Très satisfaite de l’outil, la direction réfléchit désormais à l’introduction de DocuWare IDP, le module pour le traitement intelligent des documents basé sur l’IA, qui permet de trier les documents sans effort grâce à la classification automatique quelle que soit la source, e-mail ou numérisation par lots.
