Approbation des factures généralement dans l’heure
Depuis sa mise en place en juin 2018, DocuWare a fait ses preuves dans les opérations quotidiennes. Chaque année, la fondation reçoit environ 1 500 factures, dont environ 95 % sont désormais reçues sous forme numérique ; le reste est scanné. Après réception d’un e-mail contenant un PDF de facture à l’adresse de la Fondation dédiée aux factures, les données d’indexation telles que le nom du créancier, la date, les montants hors taxe et TTC ou encore l’escompte sont automatiquement générées et transmises avec la facture au service comptable, qui les vérifie et les post-traite. De là, la facture est transférée aux émetteurs des commandes, généralement les personnes compétentes du service des achats et, selon le montant, à d’autres niveaux de validation jusqu’au Conseil de la fondation. « La validation des factures, qui, par le passé, pouvait souvent prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, est désormais généralement réalisée en une heure seulement. » Dans certains cas exceptionnels, par exemple lorsqu’un technicien qui n’est pas en permanence au bureau est concerné, cela peut prendre une journée. Ainsi, les escomptes ne peuvent plus se perdre ; les relances, qui sont désormais extrêmement rares, sont immédiatement réglées, car il est possible de voir en un seul clic où ça coince dans le workflow.
Optimisation d’autres processus
La numérisation était une nécessité urgente, conclut Yannick Müller près de trois ans après l’introduction de DocuWare. En effet, les tâches administratives ne cessent de croître. En 2020, l’activité hôtelière précédemment donnée à bail a été reprise par l’entreprise elle-même. Mais la charge administrative augmente également dans le domaine de la restauration en location, la gestion des installations et l’organisation des nombreux événements. Le workflow de réception des factures est un début. Pour toute une série de problématiques allant de la correspondance avec les clients, qui sera prise en charge par la GED en 2021, à la gestion des contrats et à l’intégration des factures sortantes, DocuWare offre une solution pour optimiser les processus. La cerise sur le gâteau selon le responsable Finances, contrôle de gestion et informatique : « DocuWare nous permet d’adapter les processus nous-mêmes, comme j’ai pu le constater avec l’intégration totalement autonome d’un nouvel organigramme avec les autorisations correspondantes. »
