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HUB ONE, Filiale du groupe Aéroport de Paris, à Tremblay en France adopte la GED DocuWare en 2017 pour optimiser le traitement de ses factures et faciliter le travail de ses collaborateur.

Sa division Mobility, qui emploie près de 175 collaborateurs, fournit et intègre des solutions de capture, traitement des données, mobilité, WI-FI, RFID, géolocalisation, reconnaissance vocale et paiement mobile.

En 2017, les responsables de Hub One Mobility ne veulent plus être confrontés à la perte de factures papier et de données importantes.

Cet expert de la traçabilité revendique une forte culture du numérique et la volonté de travailler avec les outils les plus modernes. Tous les maillons de l’entreprise sont concernés, mais certains traitements n’ont pas été encore totalement automatisés et rationalisés. C’est le cas des 10 000 factures fournisseurs qui parviennent chaque année au département comptable de la division.  « Alors que les offres font à peu près la même chose, ce qui nous a séduit chez DocuWare a été l’ergonomie de l’interface, un portail fournisseurs opérationnel, l’interconnexion en temps réel entre notre ERP et la GED et la fluidité du transfert des informations entre nos différentes applications », indique Franck Sabin.

Pays:
France
Industrie:
Prestataire de services
Domaine d’utilisation:
Comptabilité fournisseurs |Ressources humaines
Déploiement:
On-Premises

La phase d’écriture du cahier des charges est importante et a duré 3 mois, puis un appel d’offres a distingué DocuWare des autres ténors du marché.

Franck Sabin
Responsable Financier Hub One (Tremblay, France)

Après un déploiement rapide et indolore de la solution, la bascule vers une organisation 100% numérique se fait en juillet 2017 sous la supervision de la DSI de Hub One. Toutes les factures fournisseurs sont alors prises en charge par DocuWare et alimentent automatiquement les ERP Sage X3 et Navision des filiales. Les connecteurs intégrés de DocuWare facilitent le dialogue entre les différentes applications métier et la gestion électronique des documents. DocuWare classe les factures dans des archives centralisées structurées. Quelques clics de souris suffisent pour retrouver les bonnes informations. Un circuit de validation des factures a été mis en place pour accélérer les traitements et sécuriser les accès.

La GED DocuWare a définitivement gommé les pièges d’une organisation basée sur le papier.

Toutes les factures fournisseurs de Hub One Mobility sont numérisées et capturées par le biais de procédures simples puis prises en charge par DocuWare. La solution supervise le cycle de vie de l’ensemble des documents, tout comme les workflows essentiels aux activités de la société. Les échanges sont plus fluides, en particulier à l’intérieur du circuit de validation des factures entre les différents services. Une gestion fine des accès aux documents permet de sécuriser le partage d’information. Les factures dématérialisées sont stockées dans la GED et associées à un piste d’audit qui assure la valeur probante des documents à produire en cas de contrôle. Hub One Mobility ne veut pas s’arrêter là, le projet de numérisation des bons de livraison est d’ores et déjà enclenché. A court terme, Franck Sabin envisage le traitement des documents fiscaux qui génèrent une sortie de trésorerie.

La mise en place de flux a permis à nos opérationnels d’être plus efficaces et plus rapides pour traiter les factures.

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