Études de cas: Horizon Underwriting Managers

Horizon Underwriting Managers est née en 2012 suite à la fusion de deux entreprises, ayant vu le jour en 1992. Il s’agit aujourd’hui de l’une des compagnies d’assurances leaders du secteur maritime en Afrique du Sud. Nos vingt-six employés (situés à Johannesbourg, Durban et Cape Town) développent des solutions personnalisées dédiées au secteur maritime. Cela comprend notamment l’assurance import/export, l’assurance du transport en Afrique du Sud, des solutions adaptées aux questions de responsabilité, ou une police d’assurance pour les navires de plaisance et commerciaux. Un logiciel de dématérialisation des documents est synonyme de délais de traitement nettement plus courts.

Chaque contrat d’assurance est unique, afin de refléter les besoins spécifiques des transporteurs. C’est pourquoi chacun d’entre-eux est long à préparer. Les employés devaient autrefois revoir les contrats encore et encore, les imprimer, les signer, puis les envoyer au client. Il s’agissait d’un processus particulièrement chronophage car les clients réclamaient souvent plusieurs copies du contrat. Les documents imprimés devaient donc être scannés et envoyés par e-mail au client, et le contrat être stocké dans une archive ininflammable. Gérer des volumes élevés d’e-mails tout en se conformant à des obligations réglementaires strictes devenait intenable sur le long terme. En outre, les employés parvenaient tout juste à tenir la cadence de la croissance de l’entreprise. La direction a donc dû envisager des alternatives pour la gestion du stockage des documents internes. Ils ont trouvé ce qu’ils cherchaient via une organisation qui conseillait Horizon sur ses problèmes d’imprimantes et de photocopieurs depuis de nombreuses années. Ils ont donc assisté à une présentation de la solution DocuWare et découvert ses innombrables possibilités. Horizon a alors immédiatement opté pour le logiciel de dématérialisation des documents fourni par DocuWare.