Avec le passage au nouveau système comptable Sage 200, la décision a donc été prise d’introduire un système de gestion des documents. « Nous voulions utiliser les dernières technologies tant pour l’archivage des justificatifs que pour le processus de validation », explique R. Steiner. Un premier argument en faveur de DocuWare était l’interface avec Sage 200, mais Roland Steiner explique que c’est la présentation du partenaire DocuWare qui l’a convaincu : « Nous avons vu que le système pouvait être adapté sur mesure aux besoins de notre entreprise. »
L’introduction de la GED en mai 2020 s’est déroulée rapidement et avec fluidité. Dès la première semaine, tous les départements de Bitsch ainsi que le bureau de Martigny ont été intégrés dans le workflow de vérification des factures. Le fonctionnement intuitif du système a permis aux employés de se familiariser immédiatement avec la nouvelle procédure de validation en plusieurs étapes. Aujourd’hui, toutes les factures entrantes sont archivées dans le pool central de documents. Déjà près de la moitié des factures des fournisseurs sont reçues par e-mail, et elles sont archivées dans DocuWare via la fonction glisser-déposer. Les factures papier sont scannées, classées par mot-clé dans le programme de comptabilité, attribuées à la personne responsable ou au service compétent et archivées. Cela lance le workflow. La facture apparaît dans la liste des tâches de la personne responsable pour vérification. Pour l’achat de marchandises, par exemple, le collaborateur concerné vérifie les factures des gros fournisseurs pour s’assurer que les quantités, les prix et les conditions convenues sont corrects. La facture est ensuite automatiquement transmise, en fonction de la limite de validation définie, au chef du département et au directeur général, qui la vérifie et la valide. Elle apparaît alors automatiquement dans le logiciel de comptabilité comme validée et est ensuite incluse dans le cycle de paiement suivant.
Garantie de la transparence
Grâce au workflow, la vérification des factures a gagné en rapidité et transparence. « Je peux maintenant voir immédiatement qui a ou n’a pas validé une facture et quand », raconte le CFO. Il apprécie également le fait que, grâce à la recherche plein texte, tout employé autorisé peut accéder aux justificatifs très rapidement, par exemple pour trouver un fournisseur pour un produit spécifique dans le cas d’une demande client ou pour obtenir un aperçu de la consommation mensuelle d’électricité pour le service qualité. « Nous pouvons trouver des justificatifs en quelques secondes sans que personne n’ait à courir aux archives et à sortir les documents des dossiers », se félicite Roland Steiner. Globalement, les collaborateurs économisent environ dix heures de travail par semaine sur le classement, la validation des factures et les recherches, qu’ils peuvent désormais utiliser pour d’autres tâches. « L’investissement dans DocuWare a déjà porté ses fruits », affirme le directeur financier.
Une dizaine d’heures de travail aujourd’hui économisées chaque semaine
Un système de gestion des contrats est sur le point d’être introduit. Du contrat d’approvisionnement du producteur laitier aux contrats d’entretien des camions, des centaines de contrats vont être numérisés et archivés. Avec DocuWare, ils pourront être traités, versionnés et gérés efficacement.
