Besoin de digitaliser les dossiers et d’harmoniser les processus
Le projet DocuWare vise à digitaliser entièrement le dossier de vente et à harmoniser les processus dans toutes les concessions. Il répond aux enjeux de volumes, d’exigences administratives et réglementaires, tout en modernisant l’organisation pour accompagner la croissance du réseau.
Auparavant, de nombreux dossiers papier arrivaient incomplets au moment de la livraison du véhicule, générant des erreurs et une pression importante sur les assistantes administratives. D’un point de vue RH, la gestion des congés et le transfert de dossiers entre sites représentaient également une charge significative. Le groupe a donc souhaité se doter d’une solution capable de collecter, archiver et sécuriser l'ensemble des données, tout en s'adaptant au langage spécifique du secteur automobile.
Une mise en place rapide et sur-mesure
Grâce au partenaire intégrateur local, DocuWare a permis de transposer les problématiques quotidiennes des concessions sur une plateforme opérationnelle, pensée pour les assistantes, les vendeurs, les responsables de site et les membres du comité de direction.
Désormais, les documents administratifs liés au dossier de vente sont numérisés et centralisés dans DocuWare : pièces d’identité, permis, justificatifs de domicile, dossiers de financement, bons de commande ou encore feuilles de commission. Le client finalise son dossier via la signature électronique, sans impression supplémentaire. Cette digitalisation intégrale permet aux équipes de disposer d’un dossier complet, toujours accessible, depuis n’importe quel site via une connexion Internet.
Des bénéfices au service de la conformité réglementaire et de l’accessibilité
Grâce à la qualité de l’accompagnement du partenaire intégrateur et à la solution, les bénéfices sont nombreux : gain de temps, meilleure qualité de travail, confort accru pour les assistantes et fluidité dans le traitement des dossiers. DocuWare permet également d’appliquer un processus commun à toutes les équipes, quel que soit le lieu ou la concession. Cette homogénéisation est essentielle pour un groupe multi-sites, qui doit garantir le même niveau d’exigence documentaire partout.
DocuWare contribue aussi à une démarche responsable, avec une forte réduction des impressions, du papier et des consommables. L’archivage électronique sécurisé, associé à un coffre-fort numérique, permet de fiabiliser la conservation des pièces et de répondre aux exigences de conformité, notamment dans le cadre de l’agrément SIV, enjeu majeur pour les concessionnaires automobiles. Lors des audits constructeurs, les équipes disposent désormais des documents nécessaires sans avoir à rechercher physiquement les dossiers en archive.
DocuWare est aujourd’hui déployé dès la construction de chaque nouvelle concession, les vendeurs adoptent ainsi immédiatement les nouveaux processus et chaque site démarre avec une organisation zéro papier. À terme, l’ambition est d’étendre la solution à l’ensemble du groupe et des concessions représentées dans le Nord-Pas-de-Calais.
