De la facture papier à des workflows sécurisés
Avant DocuWare, la validation des factures était entièrement manuelle : réception du courrier, transmission à la direction financière, redistribution aux comptables, recherche des valideurs, signature et tampon papier, puis saisie et mise en paiement. Cette organisation rendait le suivi des statuts plus complexe et ne répondait plus aux besoins d’un groupe multi-sociétés en croissance, attaché à renforcer ses processus tout en gagnant en sobriété et en efficacité opérationnelle.
Eoden a donc lancé un benchmark, avec plusieurs objectifs : automatiser les workflows d’achat et le versement en comptabilité, disposer d’une armoire documentaire à valeur légale et sécuriser la traçabilité des documents dans un environnement multi-entités. DocuWare a été retenu pour sa modularité, sa capacité à couvrir plusieurs objectifs, sa facilité de paramétrage et la possibilité de faire évoluer les circuits en autonomie, sans complexité technique. Le choix d’un acteur européen a également pesé dans la décision, en cohérence avec les engagements du groupe et sa volonté de s’appuyer sur des partenaires alignés avec ses valeurs de responsabilité, de proximité et de maîtrise des données.
Une validation des achats connectée à Sage 100
Aujourd’hui, les factures sont scannées ou reçues par mail, puis intégrées automatiquement dans DocuWare. Elles passent à la saisie comptable et déclenchent le workflow de validation adapté. Une facture ne peut être mise en paiement que lorsque toutes les étapes prévues ont été respectées. L’intégration avec l’ERP Sage 100 fluidifie ensuite le déversement comptable.
La solution est utilisée par environ 100 collaborateurs sur près de 45 sociétés, dans l’hôtellerie, l’agroécologie, la promotion immobilière et les holdings. Elle traite environ 36 000 factures d’achat par an, soit près de 100 000 pages, avec une volumétrie appelée à augmenter. L’application mobile permet notamment aux conducteurs de travaux de valider les factures depuis les chantiers.
Résultat : Eoden a renforcé son contrôle interne, gagné en fluidité et sécurisé ses flux achats. Les factures ne se perdent plus, leur statut est connu à chaque étape et les recherches sont centralisées. L’accompagnement d’un partenaire intégrateur a facilité le cadrage, la modélisation des flux et la montée en compétence des équipes, avec une formation en cascade par profils d’utilisateurs. Eoden poursuit désormais trois axes : être opérationnel au 1er septembre 2026 avec la plateforme agréée DocuWare pour la facturation électronique, connecter DocuWare à Primpromo pour la promotion immobilière et dématérialiser les bons d’engagement et commandes.
