Une intégration ERP sur mesure
Au moment du choix, deux critères ont fait la différence : une interface simple et une intégration parfaite avec l’ERP. Le traitement complexe des commandes exige en effet un échange permanent entre les deux systèmes, d’autant que les budgets clients doivent être régulièrement comparés aux besoins réels, avec des ajustements en cours de route.
Autrefois, les modifications étaient griffonnées sur les documents papier puis reportées dans l’ERP. Les commandes papier étaient mises à jour à la main avant d’être saisies. La GED devait donc permettre une reproduction entièrement numérique du processus, en lien étroit avec l’ERP. Que les deux solutions (ERP et GED) proviennent du même partenaire a été un atout supplémentaire, évitant tout conflit de responsabilités.
Depuis novembre 2023, le traitement des commandes est 100 % digitalisé. Les e-mails de commande reçus dans une boîte dédiée sont transférés vers l’interface ERP, où les postes sont enregistrés. Grâce à un outil fourni par le partenaire, les commandes sont automatiquement importées dans DocuWare avec une indexation complète. Devis, bons de livraison, commandes : tout est archivé et consultable en un clic, mettant fin aux recherches fastidieuses qui ralentissaient autrefois l’ensemble du processus.
Jusqu’à 1 000 factures fournisseurs par mois
Chaque mois, l’entreprise traite 800 à 1 000 factures fournisseurs particulièrement complexes. Elles comportent souvent de nombreux postes et des spécificités qui compliquent l’automatisation : par exemple, les suppléments pour grandes tailles apparaissent comme des postes séparés. Pour des factures de 20 ou 30 lignes, une retouche manuelle restait souvent nécessaire malgré l’indexation intelligente.
Début 2025, la solution d’IA DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) a pris le relais. Elle lit désormais sans erreur même les factures les plus complexes. En cas de spécificités liées à un fournisseur, l’IA est entraînée sur ses factures. Le processus de contrôle se déroule désormais de façon fluide : pour chaque facture, le document de réception des marchandises s’affiche et les demandes sont gérées via un workflow avec tampon de validation. Une fois approuvée, la facture est transmise directement dans DATEV pour paiement.
DocuWare sert également à archiver les documents signés relatifs aux livraisons. La preuve d’une livraison peut ainsi être fournie rapidement, une tâche qui demandait auparavant beaucoup plus de temps.
