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Le montant total que la GFT Façades SA verse à ses fournisseurs pour les matériaux et services s’élève à environ 14 millions de francs suisses chaque année. Avec de telles sommes, le contrôle des factures doit être transparent et rapide. Le workflow apporte de la fiabilité.

La GFT Façades SA, fournisseur de systèmes pour le revêtement innovant de façades et dont le siège social est à Saint-Gall, investissait beaucoup de temps et d’énergie dans le contrôle des factures. La direction éprouvait souvent des difficultés à avoir une vision globale pourtant nécessaire. À présent, une solution GED moderne et basée dans le cloud permet une gestion efficace et transparente grâce à ses workflows.

« Auparavant, le contrôle des factures était vraiment problématique du point de vue de la gestion », explique Iwan Thür, un des deux directeurs de la GFT Façades SA. Tout d’abord, la centaine de factures que nous recevons chaque semaine et qui sont la plupart du temps sous format électronique devaient être imprimées, puis soumises aux différents collaborateurs concernés et enfin à la direction pour vérification. Ce n’est qu’à ce moment-là que le service comptabilité pouvait enfin procéder au règlement. Ensuite, il faut payer en temps et en heure ces factures, dont les montants sont souvent élevés et représentent tout de même près de 14 millions de francs suisses par an. Nos collaborateurs étant souvent en déplacement chez les clients ou travaillant de manière décentralisée, les documents restaient parfois un peu plus longtemps sur les bureaux avant que la direction ne puisse les vérifier et les transmettre au service comptabilité. Il n’était pas évident d’avoir une vision globale et la direction était consciente qu’il fallait trouver une meilleure solution.

Pays:
Suisse
Industrie:
Bâtiment
Domaine d’utilisation:
Administration |Ressources humaines |Comptabilité |Vente |Gestion de projets |Service interne
Déploiement:
Cloud
Integration:
MyFactory (ERP)

DocuWare nous permet également de travailler de manière décentralisée sans perdre en efficacité. Grâce au workflow de contrôle des factures fournisseurs, nous sommes en mesure de payer les factures dans les délais même en temps de crise, comme la pandémie de coronavirus.

Iwan Thür
Directeur de la GFT Façades SA, Saint-Gallen (Suisse)

Lors d’une réunion d’information, Iwan Thür a entendu parler du système de gestion électronique de documents (GED) DocuWare. Le concept de workflow très convaincant et l’intégration sans problème dans le système ERP MyFactory déjà en place ont été décisifs dans la prise de décision et l’adoption de ce logiciel. « Le partenaire DocuWare autorisé a fait du bon travail », résume Iwan Thür. D’après Iwan Thür, il était logique d’opter pour la solution GED basée dans le cloud, puisque l’intégralité du système informatique et le système ERP de l’entreprise étaient déjà basés dans le cloud. Le bon rapport qualité-prix a fini de convaincre cette PME comptant 27 collaborateurs.

La GFT Façades SA utilise le logiciel de DocuWare depuis le début de cette année 2020. Aux dires du directeur Iwan Thür, la mise en place de la solution n’a pris que très peu de temps et le workflow de contrôle des factures s’est avéré très utile dès le début. Toutes les factures entrantes sont stockées dans les archives centralisées ; 95 % des factures sont déjà dématérialisées et le reste est scanné, indexé et archivé. Le chargé d’affaires compétent contrôle la facture, puis elle est transmise, en fonction du montant, au responsable ou directement à la direction qui la valide. Même pendant la crise sanitaire, les collaborateurs ont pu procéder à la validation depuis chez eux et les factures ont pu être payées en temps et en heure.

Dans un autre workflow, les avoirs et les paiements clients sont contrôlés, dans un premier temps, par les chargés d’affaires, puis par la direction qui les valide avant qu’ils ne soient traités par le service comptabilité. Le service des ressources humaines profite également de la solution DocuWare grâce à un workflow spécifique qui permet de rembourser rapidement les notes de frais. Dernièrement, la gestion du parc automobile a été mise en place via la GED. « Le logiciel me permet à présent d’avoir une idée très précise de ce qui passe avec chaque véhicule et à quel moment je dois à nouveau investir », déclare Iwan Thür.

Selon le directeur, le fait que désormais ces workflows soient gérés de manière uniforme et que chacun sache exactement ce qu’il doit faire, où et quand, est un avantage non négligeable pour l’entreprise. « Aujourd’hui, nous sommes beaucoup plus rapides et efficaces lorsque nous cherchons des documents ou devons procéder à des validations. » Si un collaborateur ne peut pas accomplir sa tâche à temps, nous pourrons réagir très rapidement. Ainsi, il n’y a presque plus de retards concernant les validations. De plus, les collaborateurs peuvent avoir accès aux documents n’importe où, même lorsqu’ils sont en déplacement, grâce à l’application DocuWare. 

Iwan Thür apprécie particulièrement le fait que la GED offre une myriade de possibilités et puisse être adaptée très facilement en fonction des souhaits de chacun : « Maintenant que nous nous sommes familiarisés avec le système, nous souhaitons automatiser bien d’autres workflows. » Un de ses souhaits est, par exemple, d’utiliser le logiciel pour les commandes. À l’avenir, un workflow spécifique couvrant toutes les étapes de la demande de devis jusqu’à la commande permettra d’éviter des erreurs dans les commandes, qui peuvent entraîner des frais considérables.

La GED a fait ses preuves dès le début, lorsque tous les collaborateurs ont dû faire du télétravail en raison du confinement. Grâce à DocuWare, cela n’a posé aucun problème. Nous pouvions continuer de travailler normalement. C’était une vraie bénédiction pour nous.

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