Lors d’une réunion d’information, Iwan Thür a entendu parler du système de gestion électronique de documents (GED) DocuWare. Le concept de workflow très convaincant et l’intégration sans problème dans le système ERP MyFactory déjà en place ont été décisifs dans la prise de décision et l’adoption de ce logiciel. « Le partenaire DocuWare autorisé a fait du bon travail », résume Iwan Thür. D’après Iwan Thür, il était logique d’opter pour la solution GED basée dans le cloud, puisque l’intégralité du système informatique et le système ERP de l’entreprise étaient déjà basés dans le cloud. Le bon rapport qualité-prix a fini de convaincre cette PME comptant 27 collaborateurs.
La GFT Façades SA utilise le logiciel de DocuWare depuis le début de cette année 2020. Aux dires du directeur Iwan Thür, la mise en place de la solution n’a pris que très peu de temps et le workflow de contrôle des factures s’est avéré très utile dès le début. Toutes les factures entrantes sont stockées dans les archives centralisées ; 95 % des factures sont déjà dématérialisées et le reste est scanné, indexé et archivé. Le chargé d’affaires compétent contrôle la facture, puis elle est transmise, en fonction du montant, au responsable ou directement à la direction qui la valide. Même pendant la crise sanitaire, les collaborateurs ont pu procéder à la validation depuis chez eux et les factures ont pu être payées en temps et en heure.
Dans un autre workflow, les avoirs et les paiements clients sont contrôlés, dans un premier temps, par les chargés d’affaires, puis par la direction qui les valide avant qu’ils ne soient traités par le service comptabilité. Le service des ressources humaines profite également de la solution DocuWare grâce à un workflow spécifique qui permet de rembourser rapidement les notes de frais. Dernièrement, la gestion du parc automobile a été mise en place via la GED. « Le logiciel me permet à présent d’avoir une idée très précise de ce qui passe avec chaque véhicule et à quel moment je dois à nouveau investir », déclare Iwan Thür.
Selon le directeur, le fait que désormais ces workflows soient gérés de manière uniforme et que chacun sache exactement ce qu’il doit faire, où et quand, est un avantage non négligeable pour l’entreprise. « Aujourd’hui, nous sommes beaucoup plus rapides et efficaces lorsque nous cherchons des documents ou devons procéder à des validations. » Si un collaborateur ne peut pas accomplir sa tâche à temps, nous pourrons réagir très rapidement. Ainsi, il n’y a presque plus de retards concernant les validations. De plus, les collaborateurs peuvent avoir accès aux documents n’importe où, même lorsqu’ils sont en déplacement, grâce à l’application DocuWare.
Iwan Thür apprécie particulièrement le fait que la GED offre une myriade de possibilités et puisse être adaptée très facilement en fonction des souhaits de chacun : « Maintenant que nous nous sommes familiarisés avec le système, nous souhaitons automatiser bien d’autres workflows. » Un de ses souhaits est, par exemple, d’utiliser le logiciel pour les commandes. À l’avenir, un workflow spécifique couvrant toutes les étapes de la demande de devis jusqu’à la commande permettra d’éviter des erreurs dans les commandes, qui peuvent entraîner des frais considérables.
