Pour y parvenir, la société s’est tournée vers DocuWare. La solution est aujourd'hui utilisée par une dizaine de collaborateurs appartenant aussi bien à la fonction commerciale qu’à l’administration des ventes, à la comptabilité fournisseurs ou au service informatique. Tous échangent quotidiennement une grande variété de documents et sont amenés à les annoter dans le cadre de leur activité : devis fournisseurs, pièces contractuelles, conditions générales, conditions particulières, échéanciers, factures...
« Notre choix s’est porté sur DocuWare après les recommandations de l’un de nos clients », se souvient Jérôme Meunier ; « nous voulions absolument éviter les outils anciens, lourds, chers et peu collaboratifs ». « Cette solution et son accompagnement m’ont convaincu. Au quotidien, l ’outil est fluide et ne ressemble pas à une usine à gaz des temps anciens ! »
Un travail collaboratif entre les équipes, étendu jusqu’aux clients de l’entreprise via un portail connecté à DocuWare.
Particularité : le travail collaboratif a été élargi jusqu'aux clients de l’entreprise qui peuvent accéder à certains documents via un portail connecté à DocuWare. Bien entendu, cet accès n'est pas total et obéit à des règles de restriction et de sécurité.
Du côté des utilisateurs en interne, l’appropriation de la solution n’a pas posé de problème particulier. Tout juste a-t-elle été précédée d’une séance de formation de quelques heures à destination des collaborateurs impliqués dans la gestion documentaire.
En revanche, un accompagnement a été nécessaire pour procéder à l ’analyse des besoins et des flux documentaires de la société. Une validation fonctionnelle a également été réalisée avant que l ’outil n’atteigne sa vitesse de croisière. En moins de quinze jours, la solution était opérationnelle.
Le moteur de recherche : une fonctionnalité plébiscitée par les utilisateurs
Une fonctionnalité est particulièrement appréciée par les utilisateurs : le moteur de recherche. Il permet en effet de retrouver n'importe quel document à partir d’un numéro de client ou d’un terme. Un avantage non négligeable au regard du nombre de clients et de contrats gérés par la société.
Atténuer les effets négatifs du confinement
Comme de très nombreuses entreprises, Evernex Capital Solutions a dû opter pour le télétravail alors que la crise sanitaire du Covid-19 frappait la France au printemps dernier.
Pour Jérôme Meunier, la solution a permis d’atténuer les effets négatifs du confinement : « Cette GED collaborative nous a rendu encore plus de services qu’en temps normal. À aucun moment, nous n’avons été pénalisés pendant cette période. L’intérêt d’une GED prend encore plus de sens en situation de télétravail ou de mobilité. L ’outil est réactif fluide et ses effets sont immédiats. La GED nous rend agiles. L’intérêt d’une solution vraiment collaborative se trouve là... »
