Mettre en place une solution adaptée aux parents
Après avoir installé DocuWare, l’école a pu envoyer par e-mail aux parents un lien vers des formulaires Web qu’ils pouvaient remplir depuis leur ordinateur. Les formulaires électroniques étant plus rapides et plus faciles à traiter que les exemplaires papier, les parents ont répondu plus vite. DocuWare Forms se sert de la logique conditionnelle pour que les parents ne reçoivent que les formulaires en lien avec les activités auxquelles participent leurs enfants. Par exemple, seuls les parents dont les enfants font du sport reçoivent des formulaires d’autorisation relatifs à ces activités. Une fois que les formulaires numériques sont envoyés aux bureaux du réseau d’écoles, ils sont automatiquement indexés et stockés à l’aide d’une technologie numérique sécurisée. « Avec DocuWare, nous sommes passés au niveau supérieur et fournissons tous nos formulaires d’inscription et d’autorisation électroniquement. DocuWare nous a aidés à devenir un établissement digitalisé », déclare J. Roark.
DocuWare permet une conservation conforme des dossiers
Avant d’installer DocuWare, les employés tenaient à jour les tableaux de bord sur papier. Différents types de documents étant supprimés sur différents tableaux, la tâche était laborieuse. Les relevés de présence doivent par exemple être conservés pendant 20 ans, alors que les informations sur la santé recueillies par les infirmeries ne sont gardées que pendant cinq ans. Après l’installation de DocuWare, cette tâche a été automatisée. DCPS a aussi mis en œuvre une nouvelle méthode d’archivage des relevés de notes permettant des recherches plus rapides. C’est particulièrement utile pour traiter les relevés de notes rédigés à la main des années 60 et 70. « Nous utilisions un vieux logiciel pour archiver les relevés de notes et nous cherchions une solution plus moderne dotée d’une meilleure fonction de recherche. Nous pouvons maintenant trouver un document à partir du nom, de la date de naissance ou autre donnée d’index », explique J. Roark.
L’automatisation offre plus de flexibilité aux écoles
Pendant la crise de la COVID-19, DocuWare a facilité l’attribution d’appareils pour permettre aux enseignants de rapporter leurs ordinateurs et autres équipements chez eux et mettre en place des cours en ligne. Tous les enseignants pouvaient conserver leur équipement simplement en signant un formulaire électronique sur un iPad, ce qui limitait les interactions avec le reste du personnel. « Les gens pensent que l’automatisation des processus ne concerne que les grandes entreprises, mais elle comporte aussi de gros avantages pour les établissements scolaires. Sept services du réseau d’écoles Daviess County Public Schools exploitent DocuWare et son utilisation continue de s’élargir », affirme J. Roark.
