Digitaliser les processus pour mieux répondre aux clients
Le besoin de digitalisation est né d’un double constat. D’un côté, les équipes recevaient un volume important de mails sur plusieurs services, avec des demandes portant sur la RSE, les fiches techniques ou le suivi qualité par exemple. Cette organisation pouvait créer un manque de réactivité perçu par les clients. De l’autre, le logiciel métier en place ne répondait plus aux attentes et ne permettait pas de piloter simplement les contrats, les flux fournisseurs et les futurs enjeux de facturation électronique.
Christeyns France a souhaité transformer une contrainte réglementaire en opportunité opérationnelle. L’objectif était de centraliser les demandes, d’orienter automatiquement chaque flux vers le bon interlocuteur, d’automatiser la saisie et de conserver une traçabilité sur l’ensemble des statuts.
Une plateforme de GED enrichie par le workflow et la facturation électronique
DocuWare s’est imposée comme une solution de digitalisation des processus, au-delà d’une GED classique. La plateforme permet de séparer les flux, d’automatiser les étapes, de créer des exports adaptés à chaque processus et de connecter les informations aux autres logiciels de l’écosystème. Elle est également utilisée pour la rédaction des contrats et préparer la facturation électronique via sa plateforme agréée.
Grâce à son partenaire intégrateur, Christeyns a pu mettre en place une interface simple pour ses clients et ses fournisseurs. Les demandes issues du portail interne peuvent ainsi être réparties automatiquement, suivies dans DocuWare puis pilotées avec des données partagées.
Des bénéfices mesurables et une transformation durable
L’objectif affiché est une réduction de 50% du temps de saisie sur l’ensemble de la société. DocuWare permet d’éliminer les exports Excel manuels, les reportings répétitifs et de centraliser toutes les données dans un environnement unique et piloté de façon homogène. Les flux de facturation électronique sont intégralement tracés et gérés dans DocuWare, garantissant la conformité réglementaire à mesure que les obligations évoluent. La solution couvre également la gestion des contrats et facilite la communication inter-services via un système d’échange intégré pour la France et la Belgique.
Résultat : grâce à la richesse de connecteurs natifs, Christeyns France a transformé en profondeur sa gestion des documents et des données : les traitements sont unifiés, les délais raccourcis et la satisfaction client renforcée. Libérées des tâches à faible valeur ajoutée, les équipes peuvent se concentrer sur l'essentiel et gagner en réactivité face aux attentes du terrain. Le service financier joue désormais un rôle moteur : celui d'un véritable partenaire interne, capable d'accompagner les métiers et d'ancrer la culture financière au cœur de l'entreprise pour encore plus de compétitivité.
