Le PV de réception de chantier est signé par l’acquéreur de la maison puis transmis par le constructeur. C’est un document important car il permet la cessation de la garantie délivrée par CGI Bâtiment. Ces documents, transmis par mail sont intégrés dans la GED DocuWare, permettant de digitaliser le process de validation, d’assurer sécurité, transparence et gain de temps dans le traitement du dossier. DocuWare permet ainsi de faciliter et d’accélérer la collaboration entre les différents services, limitant les questions et allers/retours entre les différents interlocuteurs.
Une solution bien intégrée au Système d’Information
La solution est intégrée au système d’information du client et est interfacée avec Outlook (Office 365) grâce au plug-in DocuWare. Grâce à ce plug-in, les PV de réception du chantier adressés par mail sous forme de pièces jointes sont alors transmis directement dans le bac DocuWare de l’utilisateur d’un simple clic. Les champs d’index du document sont automatiquement complétés grâce à la fonction Smart Index qui capture visuellement les données depuis les écrans de l’ERP utilisé par l’équipe métier, évitant ainsi aux utilisateurs une double saisie fastidieuse. « Le process est extrêmement simple et prend peu de temps », souligne monsieur Le Guillou.
Lorsque le document est stocké dans l’armoire numérique DocuWare, une connexion avec l’ERP enregistre automatiquement la cessation de la garantie. Le process est ainsi optimisé à travers la mise en place de ce workflow de validation automatique. Le stockage des documents dans DocuWare a également permis de se séparer d’une centaine de boites d’archives papier, stockées dans des armoires sur un autre site distant de plusieurs kilomètres du siège.
Le stockage dans l’armoire numérique a ainsi permis de faire des économies dans le stockage des documents et épargne aux équipes la perte de temps relative à la recherche des documents papier sur le site distant. Ce sont plus de 30000 documents qui sont ainsi stockés par an dans la GED DocuWare. L’historique et la mémoire de l’entreprise sont ainsi préservés. Cela constitue « une énorme valeur ajoutée » pour l’entreprise souligne Christophe Le Guillou.
DocuWare, pierre angulaire du système d’information de CGI Bâtiment
Christophe Le Guillou, convaincu par les bénéfices apportés par la GED, compte faire de DocuWare une pierre angulaire de son système d’information. Ainsi, devant le succès de cette première implémentation, CGI Bâtiment a souhaité étendre le stockage et la dématérialisation à d’autres documents et procédures de la société. CGI Bâtiment implémente en effet depuis peu la dématérialisation de ses factures fournisseurs et a mis en place un workflow de validation interne. DocuWare est interfacé pour ce faire avec le logiciel comptable Sage Ligne 1000.
Quand une facture est stockée, DocuWare interroge la base comptable afin de récupérer des informations qui seront intégrées en tant qu’index du document, ce qui permet d’éviter la double saisie. Cette interface avec Sage est totalement opérationnelle et fonctionne de façon fluide et transparente pour les équipes. La DSI a entamé un vaste chantier de refonte de ses applicatifs interne, qui viendront à terme, s’interconnecter avec DocuWare, faisant de la solution un élément central de son futur SI.
